О новейших профессиональных компетенциях управления документацией: обработка рисков организации документационного обеспечения и ее систем; инициация, планирование, организация исполнения, контроль и завершение проектов; передача внешней организации функционала административной поддержки бизнеса, на основе долгосрочного соглашения (аутсорсинг); ответственность за результативность системы управления активами организации

Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников 

Дополнительно см.:
http://center-expert.org/index.html

совместно с Торгово-промышленной палатой Российской Федерации 10 марта 2016 в 11.00 часов проводит круглый стол на тему: «Общественное обсуждение профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией организации» (с некоторыми правками). Круглый стол состоится по адресу: г. Москва, ул. Ильинка, д.6/1, 3 этаж, зал «Библиотека», комн. 310. К участию в круглом столе приглашаются представители службы документационного обеспечения управления, кадровых служб, представители системы профессионального образования. В круглом столе можно принять участие как лично, так и дистанционно. Мероприятие – бесплатное.

Источник:
http://tpprf.ru/ru/interaction/committee/komobr/announcements/124699/ 

Выполняя обещание, данное на заседании в Ассоциации российских банков, представляю

Отзыв о профессиональном стандарте «Специалист по управлению документацией организации» (Сергей Влад. Дроков, канд. ист. наук, доцент) 

Актуальность и долгосрочные перспективы профессионального стандарта. Одной из важнейших задач современного управления бизнесом является эффективная организация работы работников, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение и создание информации, ее обработка: анализ, подготовка, принятие и выполнение решений; учет и контроль; обязательства перед клиентами. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с риском несвоевременных и некачественных решений столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. При этом уровень знаний и умения в области организации администрирования бизнеса и документационного управления приобретают направляющую роль для всей организации и достигаемых ею результатов.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией основывается на компьютерных технологиях, функции административной поддержки бизнеса не ограничиваются только организацией документооборота, учетом документов и контролем за их исполнением. Администрирование бизнеса принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами и их метаданными, в обеспечении режима доступа к информации и ее защите, в совершенствовании работы с документами, признании компьютерного программного обеспечения одним из видов активов, исходя из критериев существенности, утвержденных в учетной политике. 

В этой связи представляется актуальным научное обоснование профессиональных компетенций и навыков, требований к образовательному уровню и стажу практической работы специалистов по управлению документацией, раскрытых в профессиональном стандарте «Специалист по управлению документацией организации», разработанном под эгидой ответственной организации-разработчика НП «Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников». Проект соответствует требованиям, предъявляемым к методам разработки и макету, изложенным в приказах Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 и 29 апреля 2013 г. №№ 147н и 170н.

Представленный на публичное профессиональное обсуждение стандарт «Специалист по управлению документацией организации» в достаточной степени формирует круг профессиональных компетенций специалистов по уровням должностей: «Документовед», «Руководитель службы документационного обеспечения управления», «Управляющий документацией». Предложенная градация в достаточной мере отражает сложившуюся деловую практику в системе коммерческих финансовых учреждений и кредитных организаций. Профессиональный стандарт будет иметь важное практическое значение как для формирования критериев оценки работающих в данной трудовой сфере специалистов, так и для разработки стандартов по специальностям высшего образования «Документоведение и архивоведение».

Особо следует отметить достаточно ёмко представленные трудовые функции и, в соответствии с ними, трудовые действия. Также подробно перечислен перечень знаний и умений, необходимых для выполнения специалистами данных функций, в соответствии с уровнем их квалификации.

Практическое значение профессионального стандарта. Применение профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией организации» будет способствовать объективности в оценке профессиональных компетенций работников, занятых в сферах административной поддержки бизнеса и документационного обеспечения деятельности коммерческих финансовых учреждений. Изложенные нормы будут положены в основу локальных нормативных документов и корпоративных стандартов по данному виду профессиональной деятельности.

Замечания к профессиональному стандарту. Для должностей «Руководитель службы документационного обеспечения управления» (код В, уровень квалификации 7) и «Управляющий документацией» (код С, уровень квалификации 8) расширить состав трудовых функций (В/01.7, В/02.7, В/03.7, В/05.7; С/01.8, С/02.8, С/04.8, С/05.8) новейшими практиками следующих профессиональных компетенций.

А. Компетенции, связанные с обработкой рисков организации документационного обеспечения и ее систем на основании ГОСТ Р ИСО 31000-2010 Менеджмент риска. Принципы и руководство, ГОСТ Р ИСО/МЭК 31010-2011 Менеджмент риска. Методы оценки риска. В состав необходимых умений включить: • выявление потенциальных опасностей и воздействия их последствий на достижение установленных целей администрирования бизнеса; • идентификация ключевых факторов, формирующих риск уязвимых мест организации документационного обеспечения и ее систем; • предотвращение новых инцидентов на основе исследования последствий произошедших инцидентов; • выбор способов обработки риска; • выявление соответствия процессов документационного обеспечения правовым и обязательным требованиям; • производство оценки риска на всех стадиях жизненного цикла информации.

В. Компетенции, связанные с процессами инициации, планирования, организации исполнения, контроля и завершения проектов на основании ГОСТ Р 54869-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом. В состав необходимых включить знания, относящиеся к функциональным областям управления проектом: • управление содержанием; • управление сроками; • управление затратами; • управление рисками; • управление персоналом; • управление заинтересованными сторонами; • управление поставками; • управление качеством; • управление обменом информацией; • управление интеграцией.

С. Компетенции, связанные с передачей внешней организации функционала административной поддержки бизнеса, на основе долгосрочного соглашения (аутсорсинг) на основании ISO/TC 76/SC 2/N 630R2 «Руководство по применению процессов аутсорсинга» в организациях, внедряющих системы менеджмента качества на соответствие ИСО 9001:2000, ISO 37500:2014 Руководство по аутсорсингу. В состав необходимых умений включить: • выявление экономической эффективности аутсорсинга; • владение методикой расчета передачи функционала администрирования бизнеса; • выявление принципов бесперебойной работоспособности системы документационного обеспечения и ее инфраструктуры у поставщиков услуг; • сопровождение договорных обязательств; • подотчетность соответствия поставляемых внешних услуг с внутренними требованиями к организации работ и инфраструктурной поддержки; • оценка рисков внешних услуг с учетом затрат на восстановление процессов или документов.

D (на решение разработчиков профессионального стандарта). Компетенции, связанные с ответственностью за результативность системы управления активами организации на основании ГОСТ Р 55.0.02-2014/ИСО 55001:2014 Управление активами. Общие представления, принципы и терминология. В состав необходимых умений включить: • разработка требований к регистрации финансовой и нефинансовой информации, относящейся к управлению активами; • разработка внутренней и внешней отчетности, касающейся управления активами; • разработка перечней документации для стратегического плана управления активами.

Заключение. Профессиональный стандарт «Специалист по управлению документацией организации» является законченной работой, содержит достаточное количество данных, имеет стройную структуру и может быть рекомендован для принятия.