воскресенье, 18 июня 2017 г.

О хранении и использовании электронных документов финансового рынка, их замещающем сканировании, уничтожении, устанавливаемых Банком России, унифицированном формате обмена отчетными данными… и пятом колесе в телеге – Росархиве (начало)

В развитие поста:
http://svdrokov.blogspot.ru/2017/05/blog-post_89.html 

Приношу огромную благодарность Н.А. Храмцовской за помощь в получении информации 

Итак, вот она – Концепция хранения и использования электронных документов с обеспечением их юридической силы для финансового рынка

В настоящее время в Российской Федерации отсутствует полноценная нормативно-технологическая основа и единые подходы к хранению и использованию электронных документов участниками финансового рынка, что приводит к дублированию электронных и бумажных технологий, тормозит переход к эффективному безбумажному взаимодействию субъектов финансового рынка как между собой, так и с их клиентами.

Основными барьерами, препятствующими дальнейшему развитию электронного документооборота между участниками финансового рынка, являются проблемы доверия к электронным документам, в том числе в процессе их долговременного хранения. В отличие от бумажных документов, которые могут храниться длительное время, сохраняя свою юридическую силу и доступность для восприятия, электронные документы неразрывно связаны с динамично меняющимися технологиями и требуют целого комплекса периодических мероприятий по обеспечению их физической сохранности и доступности, а также сохранению их юридической силы.

Для преодоления указанных барьеров необходима разработка комплекса мер, включающих: - установление нормативных требований непосредственно к электронным документам, информационным системам и сервисам работы с ними; - выбор мер, необходимых и достаточных для сохранения юридической силы электронных документов и пригодности их к использованию в течение всего жизненного цикла документа; - определение оптимальных форм организации работы с электронными документами участников финансового рынка (включая их создание, обращение, хранение и уничтожение), - осуществление мероприятий по внедрению организационно-технологических требований, соблюдение которых будет обеспечивать юридическую силу электронных документов для финансового рынка.

Настоящая концепция базируется на изучении многолетнего мирового опыта нормативного регулирования электронного документооборота и хранения электронных документов, а также передовой отечественной практики. В ней определены основные подходы к обеспечению юридической силы при хранении и использовании электронных документов, сформулированы принципиальные подходы и рекомендации по применению современных технологий для долговременного хранения электронных документов.

В результате реализации мероприятий, обоснованных данной концепцией, доля документов, создаваемых в настоящее время на бумажном носителе, должна последовательно сокращаться при соответствующем расширении применения электронного документооборота между участниками финансового рынка.

Субъекты концепции. Субъектами концепции являются участники финансового рынка – кредитные и некредитные финансовые организации Российской Федерации, иные участники финансового рынка (например, эмитенты эмиссионных ценных бумаг), а также их клиенты – юридические и физические лица. Субъектом концепции может быть также Центральный банк Российской Федерации в случаях, когда он осуществляет деятельность на финансовом рынке в качестве субъекта финансового рынка. Субъекты концепции существенно различаются по роли на финансовом рынке, масштабу деятельности и объему документооборота. Кроме того, субъекты финансового рынка осуществляют электронный документооборот на разной организационно-технологической основе. Указанные обстоятельства являются существенными и определяют сложность решения проблем хранения и использования электронных документов участниками финансового рынка. С одной стороны, требуется организовать эту работу на общих принципах, единых подходах и тиражируемых технологических решениях, с другой стороны – предусмотреть поэтапное осуществление этой работы по мере готовности конкретных групп субъектов финансового рынка.

Объекты концепции. Объектами концепции являются электронные документы субъектов финансового рынка, используемые при их взаимодействии между собой, а также с клиентами. Вопросы внутреннего управленческого документооборота в организациях в рамках данной концепции не затрагиваются. В настоящей концепции не рассматриваются вопросы хранения документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. К объектам концепции относятся преимущественно документы операционного (функционального) документооборота участников финансового рынка, а также связанные с ними организационно-распорядительные документы, применяемые для информационного взаимодействия участников финансового рынка.

Юридическая сила документа при преобразовании формы его представления (из бумажной в электронную и из электронной в бумажную). Преобразование бумажных документов в электронные осуществляется путем сканирования документа на бумажном носителе. В российском законодательстве для результата такого преобразования нередко используется термин «электронная копия документа», понимаемый как копия документа, созданная в электронной форме (например, Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»). Однако полученный в результате преобразования документ в электронной форме при соблюдении установленных условий может иметь юридическую силу оригинала.

В общем случае равная документу на бумажном носителе юридическая сила документа в электронной форме, полученного в результате преобразования, обеспечивается подписанием его ЭП лица, подписавшего документ на бумажном носителе. То есть экземпляры документа, представленные на бумажном носителе или в электронной форме, подписанные одним и тем же лицом, должны иметь равную юридическую силу. Законодательством Российской Федерации могут быть установлены права иного лица, исполняющего полномочия подписанта, на подписание полученного в результате преобразования документа в электронной форме для обеспечения его юридической силы. При этом целесообразно устанавливать требования к формату ЭД, обеспечивающему точную визуализацию такого документа при переводе его в электронный вид. Кроме прав подписания полученного в результате преобразования ЭД должны быть установлены обязанности подписывающего лица удостовериться в тождественности содержания изготовленного ЭД содержанию документа, представленного на бумажном носителе.

Правила (требования) к обеспечению юридической силы преобразованного документа могут быть предметом законодательства Российской Федерации, регулирующего соответствующие вопросы в рамках деятельности кредитных и некредитных финансовых организаций. 

Необходимо также регламентировать процедуры обеспечения юридической силы документа на бумажном носителе, полученного при преобразовании исходного ЭД. В данном случае также должен быть решен вопрос о лице, которое вправе подписывать документ на бумажном носителе, а также о метаданных ЭД, которые должны быть отражены в документе на бумажном носителе.

Преобразование ЭД в документ на бумажном носителе также не означает получение документа иной юридической силы. Юридическая сила документа, полученного в результате такого преобразования, должна быть определена законодательством в зависимости от установленных процедур преобразования (включая подписание) и реквизитов такого документа. Таким образом, необходимо установить условия, при которых документы, полученные в результате преобразования их формы, будут иметь равную (экземпляр) или более низкую юридическую силу по сравнению с преобразованным документом (копия).

При долговременном хранении ЭД, может возникнуть необходимость в получении копии или дубликата такого документа. Для таких случаев необходимо установить процедуру создания копии и процедуру создания дубликата хранимого ЭД, учитывающие как особенности удостоверения ЭД (например, наличие УКЭП или простой ЭП), так и особенности удостоверения производного документа (кто и какой ЭП вправе подписывать копию ЭД, а кто и какой ЭП – дубликат ЭД).

Уничтожение электронных документов. В действующем законодательстве правовое регулирование процессов уничтожения документов не учитывает специфику уничтожения электронных документов. В целом, вопрос уничтожения ЭД гораздо более сложен, чем уничтожения его бумажного аналога. Так, например, уничтожение (удаление) ЭД из одной базы данных или хранилища вовсе не означает, что будут уничтожены его экземпляры, находящиеся в других базах данных. Уничтожение ЭД предполагает удаление файла данных, составляющих содержание ЭД, а также удаление метаданных, позволяющих восстановить юридическую силу ЭД в случае, если его копия хранится в иных базах данных. Удаление учетных реквизитов уничтоженного ЭД их систем учета, действующих в организации или используемых в системе хранения, представляется необязательным, поскольку позволяет проследить историю ЭД, что может быть полезным в деловой деятельности. В случае использования носителей информации с одноразовой записью данных, они подлежат физическому уничтожению.

При использовании носителей информации с возможностью многократной записи, в зависимости от степени конфиденциальности информации, могут использоваться либо штатные механизмы удаления данных, либо специальные механизмы, обеспечивающие полное уничтожение данных путем форматирования носителя или многократной перезаписи на носитель бессмысленного текста, как правило, случайной последовательности. Любая процедура по уничтожению документов, независимо от вида носителя и формы хранения должна быть подробно регламентирована также, как регламентирована процедура уничтожения бумажных документов. Порядок уничтожения ЭД устанавливается Банком России в соответствии с возложенными на него законодательством Российской Федерации полномочиями. (Окончание следует)

Источник:
http://d-russia.ru/wp-content/uploads/2017/03/cbr_e_doc_concept.pdf

Комментариев нет:

Отправить комментарий