Об МФЦ, искусственно выведенных из контура стандартных базовых знаний управления документами и их данными… «темными силами» и как с «темными силами» бороться

Отношения, «возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг соответственно федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации, а также местными администрациями и иными органами местного самоуправления, осуществляющими исполнительно-распорядительные полномочия», повлекли создание многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ), которые, в ряде случаев, оказались вне сферы применения стандартных базовых знаний деятельности, обеспечивающей документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов, созданных, полученных и сохраняемых в качестве доказательства и актива организации для подтверждения правовых обязательств. 

Следует особо подчеркнуть, что реализация предоставления государственных и муниципальных услуг, требующих получение документов и (или) информации от других федеральных органов исполнительной власти, осуществляемая в том числе в электронной форме с использованием единой СМЭВ в рамках административного регламента предоставления государственной услуги федерального органа исполнительной власти, истребующего документы и (или) информацию, не повлекла каких-либо изменений единого порядка делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Правила организации деятельности МФЦ, раскрывая назначение использования автоматизированной информационной системы, включают типовые для делопроизводственных задач единой СМЭВ требования, но соотносят их исключительно с предоставлением государственных и муниципальных услуг, и искусственно выводят из контура стандартного порядка делопроизводства, действующего на основе локальных систем электронного документооборота.

Причем в мониторинг мероприятий министерства экономического развития РФ по организации предоставления государственных и муниципальных услуг, нацеленного на координацию, контроль и своевременную корректировку деятельности учреждений сети МФЦ, не вовлечены внутренние процедуры по анализу качества соответствия уставных документов, Положения о МФЦ, а также Инструкции по делопроизводству действующим регулятивным требованиям. 

Таким образом, симметрия локальной нормативной документации МФЦ с законодательством и нормативно-правовыми актами РФ, регулирующими правила приема, учета, хранения и выдачи документов и призванными обеспечить документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов, созданных, полученных, сохраняемых в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств учреждений сети МФЦ, возложена на учредителей МФЦ, либо орган местного самоуправления, осуществляющий функции и полномочия учредителя МФЦ в соответствующем муниципальном образовании.

Качество имплементации Правил организации деятельности МФЦ в деятельность сети МФЦ можно проиллюстрировать на примере устава Областного бюджетного учреждения «Уполномоченный многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Липецкой области» (ОБУ «УМФЦ Липецкой области»), куда учредитель и собственник имущества в лице «Липецкой области» включил сферы деятельности: «наука, образование, здравоохранение, культура, социальная защита, градостроительная деятельность, занятость населения, физическая культура и спорт, регистрация прав на недвижимое имущество и сделок с ним, определение или подтверждение гражданско-правового статуса заявителя, регулирование предпринимательской деятельности, жилищно-коммунальное хозяйство…»

Более того, учредитель отнес «составление любых видов отчетности, планов и деклараций с последующей передачей в соответствующие органы» ОБУ «УМФЦ Липецкой области» к деятельности, приносящей доход. В том же уставе отсутствуют какие-либо обременения его руководителя в части соблюдения законодательства Российской Федерации и нормативно-правовых актов о порядке делопроизводства и сохранности документов.

В регламенты работы некоторых МФЦ введен раздел «Хранение документов», содержание которого демонстрирует непонимание самого процесса. Например: «Хранение документации в МФЦ осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел», «Уничтожение документов осуществляется в порядке, установленном Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», «Расписки в получении документов в МФЦ от заявителей хранятся в МФЦ пять лет. Документы, полученные от заявителя, результаты услуг, иные документы (заявления, запросы, справки, переписка) полученные в бумажном и (или) в электронном виде формируются в дело заявителя и хранятся у исполнителя услуг пять лет». В разделе «Организация работы с корреспонденцией, контроль исполнения» указывается наличие Инструкции по делопроизводству в МФЦ, но без номера и даты приказа, вводящего ее в действие; беспричинно перечисляются этапы работ, раскрываемые в самой Инструкции…

Источник: Вестник ВНИИДАД, 2/2018