Медная труба в незнании международных стандартов первичного учета электронных документов в организациях России (окончание)

Начало см.:
http://svdrokov.blogspot.ru/2013/10/blog-post_993.html
http://svdrokov.blogspot.ru/2013/10/blog-post_27.html

Методологически необоснованный разрыв в последовательности работ, помимо раздела «Организация работы архива», особенно ярко проявляется в разделе «Комплектование архива организации электронными документами».

Данный раздел состоит из загадок, предлагаемых для самостоятельного решения архивам организаций. Например, к «дополнительным признакам» ценности электронных документов отнесена «возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения». В вопросе «проведения технологических миграций» предусмотрена «их возможная стоимостная оценка» без оценочных спецификаций, применяемых на российских рынках.

В подразделе «Подготовка электронных документов к передаче в архив организации» не указан способ присвоения архивного шифра контейнеру электронного документа: в информационной системе или ручной ввод данных. Аналогичное замечание относится и к формированию записи об электронном документе в базе данных информационной системы архива организации, а также дополнительном обремени ссылкой на место хранения электронного документа. Рекомендация в «размещении на одном носителе электронных документов одного электронного дела» обоснуется неким «принципом», не нашедшим обоснования, подкрепленного нормативной методологией и практикой в организациях РФ (не входящих в перечень казенных бюджетных учреждений архивной отрасли).

Подраздел «Составление и оформление описей электронных дел» предлагает странное решение в составлении «отдельных описей на бумажном носителе и в электронной форме». Возможно, разработчики проекта документа полагают о распространенном в организациях опыте машинописных работ на печатных ручных устройствах. Содержание предисловия к описи структурного подразделения противоречит «дополнительным признакам» ценности электронных документов. К которым отнесена «возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения». Состав рекомендуемого предисловия: 1) указание информационной системы, из которой извлечены электронные документы, 2) указание программного обеспечения, 3) указание версии программного обеспечения и 4) указание других технологических характеристик информационных систем.

Подраздел «Порядок передачи электронных документов в архив организации» содержит процедуры, противоречащие предшествующим подразделам раздела «Комплектование архива организации электронными документами». Например, те, процедуры, которые предполагают автоматическое формирование контрольной информации информационной системой: «передача контейнеров электронных документов с сопроводительной служебной запиской и экземпляром сдаточной описи в электронной форме в информационную систему архива организации по информационно-телекоммуникационной сети», «направление в информационную систему организации уведомления о приеме электронных документов в архив организации или уведомления об отказе в приеме документов с указанием причин».

В комплекте проекта документа включены приложения. В качестве справочного (в двух вариантах, без уточнения их отличий) Приложение 1 под общим названием «Обособленные материальные носители цифровой информации: виды, технические особенности». Наименование Приложения 1, связанное с работой носителей цифровой информации противоречат назначению проекта документа, раскрытому в его же «Общих положениях»: «Действие настоящих Рекомендаций распространяется на управленческие электронные документы, которые создаются, обрабатываются и хранятся в информационной системе организации…» Следовательно, особенности носителей цифровой информации имеют опосредованное отношение к объектам рецензируемого проекта документа.

Кроме того, Приложение 1 не содержит необходимой аналитической информации, посвященной истории мирового рынка ИТ-технологий, акцентируя внимание только к некоторым его игрокам. Таких фирм как Philips, Sony, Toshiba, Panasonic, Plasmon-Data, Millenniata, Ritek и консорциума BDA. Не указаны открытые источники, позволяющие российским пользователям проекта документа, ознакомиться с зарубежными стандартами Trueworm и Blu-ray.

Приложение 2 начинается с учетной формы «акта проверки наличия и состояния электронных документов», предназначенной для использования в казенных бюджетных учреждениях архивной отрасли России, что подтверждается указанием наименования архива и его руководителя в верхней зоне учетной формы. Не указан пункт проекта документа, в котором предписывается составление Приложения 2: 1) при приеме электронных документов в архив организации, 2) через год после приема электронных документов на хранение в архив и далее с периодичностью один раз в 3 года, 3) при перемещении архива в другое помещение, 4) при смене руководителя архива (работника, ответственного за архив), 5) при смене информационной системы архива организации, 6) при миграции электронных документов на новые носители и 7) перед передачей документов на хранение в государственный или муниципальный архив.

В 3-й графе табличной формы «Книги учета поступления и выбытия электронных документов» отсутствует привязка к номенклатуре дел организации, связанная с индексом, а не только с «Наименованием организации, структурного подразделения, от которого поступили или куда выбыли электронные документы». Не указано структурное подразделение, должностное лицо которого обязано подписывать «Книгу учета поступления и выбытия электронных документов».

В Приложении 4 «Форма раздела 3 Листа фонда» в 4 графу включена альтернатива описи дел в виде «аннотации документов», не нашедшей отражения в проекте документа.

В Приложении 5 «Форма годового раздела сводной описи документов постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу», отмечается, что «Опись дел постоянного хранения утверждается также ЭПК архивного учреждения». При этом отсутствуют реквизиты для внесения протокола ЭПК архивного учреждения.

Проект документа «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных документов в архивах организаций» не обоснуется анализом текущего состояния дел в источниках комплектования и его сопоставлением, выявленным успешным опытом, подтверждающим реализацию постановлений Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» и от 6 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти», ГОСТ Р 53898-2010. «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

Отсутствует внятная конструктивная информация о последовательности, порядке и содержании работ, паритетных принципов взаимодействия с подразделениями информационных технологий.

Евро Комиссия: практические рекомендации о новых правилах НДС для телекоммуникационных и электронных услуг

Комиссия опубликовала практические руководящие принципы для подготовки бизнеса телекоммуникационных и электронных услуг к новым правилам налога на добавленную стоимость (НДС), которые вступят в силу в 2015. Цель новых правил заключается в том, чтобы помочь предприятиям подготовиться к переходу на НДС, взимаемо с клиента, а не продавца. Это согласуется с целями Комиссии по снижению налоговых препятствий и административных барьеров для трансграничных компаний в едином рынке.

Руководящие принципы содержат текущую информацию по учету НДС, предлагаемым форматам, срокам представления и платежах. С помощью этой информации, предприятия будут в состоянии должным образом подготовить свои процессы и настроить ИТ-инструментарий для сбора информации, которую они должны будут представить в период с февраля 2015. Дополнительные руководящие принципы будут опубликованы в следующем году.

Подробно см.:
http://ec.europa.eu/taxation_customs/resources/documents/taxation/vat/how_vat_works/telecom/one-stop-shop-guidelines_en.pdf

Европейская молодежная премия Карла Великого

Запущен Конкурс на вручение Европейской молодежной премии Карла Великого (European Charlemagne Youth Prize) молодым людям, которые разработали проекты по содействию взаимопонимания между людьми из разных стран Европы.

Молодежная премия Карла Великого организована совместно Европейским Парламентом и Международным фондом премии Карла Великого в Аахене и вручается каждый год проектам, которые реализуют молодые люди в возрасте от 16 до 30 лет.

Проекты-победители должны предоставить модели для молодых людей, живущих в Европе и предложить практические примеры того, как европейцы живут вместе как одна община. Среди победителей прошлых лет – программы молодежного обмена, а также художественные и интернет-проекты с Европейским измерением. Крайний срок подачи заявок 20 января 2014.

Подробно:
http://www.europarl.europa.eu/news/en/news-room/content/20131018IPR22653/html/Launch-of-the-2014-European-Charlemagne-Youth-Prize

Неэффективность госуправления – тренд Евро Комиссии по стимулированию экономического роста

Во многих государствах-членах неэффективность госуправления остается одним из основных препятствий на пути промышленной конкурентоспособности и экономического роста. В течение последних двух лет Комиссия сделала реформу системы госуправления одним из своих экономических приоритетов, как это предусмотрено в Ежегодном исследовании роста. Чтобы уделить этому вопросу более пристальное внимание, Комиссия провела в Брюсселе конференцию на высоком уровне, с целью стимулировать дискуссию о том, как государственное управление по всей Европе может стать более эффективным и прозрачным.

Из выступления Вице-председателя Евро Комиссии Антонио Таянии: «A digital revolution in the relationship between the State and businesses. Many Member States are not yet fully exploiting the vast potential of new information technologies to improve the relationship between public administrations and businesses. Only half of EU countries have made e-government services available to businesses. Recent estimates show that intelligent and large-scale use of these technologies would result in cost savings of up to 20%, i.e. several hundred billion euro that could be used to lower taxes and/or reduce public debt. And that’s without taking into account the enormous economic benefits for businesses of shorter timescales and simplification.

This is why digital services are at the heart of the Europe 2020 growth agenda, so much so that a European summit has just been held to accelerate the technological process that forms the basis for our future competitiveness. As the main providers of business services, public administrations must therefore modernise by investing in information technology, including by making better use of EU funding.

Выступления на конференции см.:
http://europa.eu/rapid/press-release_SPEECH-13-863_en.htm
http://europa.eu/rapid/press-release_SPEECH-13-866_en.htm
http://europa.eu/rapid/press-release_SPEECH-13-864_en.htm

Фото www.zdez.info/

Восточное партнерство: «Больше за большее»

Европейский парламент принял резолюцию об укреплении Европейской политики соседства (ЕПС), предполагающую построение привилегированных отношений с соседями Европы в рамках ЕПС на основе взаимной приверженности общим ценностям, а также то, что экономический и финансовый кризис не может служить уважительной причиной для уменьшения взаимодействия ЕС с его соседями.

В отношении Восточного партнерства (ВП) резолюция рекомендует ЕС, помимо прочего, активизировать применение принципа «больше за большее» и стимулировать его позитивной конкуренцией и сотрудничеством между странами-партнерами, оказывая необходимую поддержку государствам региона ВП, испытывающим давление со стороны третьих стран при реализации требований законодательства ЕС; применять двуединый подход, оставаясь требовательным к правительствам стран ВП и открытым, щедрым и привлекательным для их граждан; децентрализовать ВП путем привлечения и предложения своих полномочий общественным деятелям с обеих сторон через горизонтальные партнерские отношения и двустороннее сотрудничество на фоне увеличения мобильности, контактов между людьми, упрощения визового режима и перспективы безвизового режима – в этом случае к соседям следует применять первый подход; и парафировать или подписать Соглашения об ассоциации и обеспечить их скорейшее вступление в силу.

Также ЕП выразил свою озабоченность по поводу действий России, направленных на то, чтобы не допустить политическую и экономическую ассоциацию стран-партнеров с ЕС.

Детально см.:
http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?pubRef=-//EP//TEXT+TA+P7-TA-2013-0446+0+DOC+XML+V0//EN&language=EN

Медная труба в незнании международных стандартов первичного учета электронных документов в организациях России (продолжение)

Начало см.:
http://svdrokov.blogspot.ru/2013/10/blog-post_27.html

Раздел «Организация хранения электронных документов в архиве организации», подраздел «Организация электронных документов в пределах документального и архивного фондов организации» характеризуется включением уточнений, в ряде случаев, противоречащих разделу «Организация работы архива». Например, «информационная система» предполагает аналогию «хранилищу электронных документов», характерных для «электронных документов временных сроков хранения до 10 лет».

Опять же, отсутствует обозначение ответственного структурного подразделения за систематизацию и индексацию электронных документов в информационной системе в соответствии с номенклатурой дел организации. А также уровень сопричастности подразделений информационных технологий организации в данном процессе.

Приведенный в качестве примера заголовок электронного дела «Переписка о разработке национальных стандартов. Электронные документы» нуждается в уточнении, т.к. не включает объект, с которым ведется переписка.

В приложениях к проекту документа не приведена форма итоговой записи к сводной номенклатуре дел организации, предусматривающая количество заведенных электронных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, а также паспорт архива организации. Отсутствует указание ответственного за формирование «рабочих экземпляров (копий) электронных документов, которые размещаются на сервере рабочих копий», а также необходимые пояснения, что подразумевается под «сервером рабочих копий».

В подразделе «Организация электронных документов в пределах документального и архивного фондов организации» используется терминология, несовместимая с основной производственной деятельностью организаций. Например, «эталонный экземпляр».

Отсутствуют меры, учетные формы фиксации по выяснению порчи и утрат копий «рабочих экземпляров» электронных документов. Рекомендации по систематизации и описанию электронных документов для включения в «архивные справочники», помимо описей дел, подкрепляются некоторыми наименованиями «архивных справочников», но в разделе «Организация учета электронных документов», где отсутствуют их формы.

Подразделы «Обеспечение сохранности электронных документов», «Оптимальные условия хранения электронных документов» и «Размещение электронных документов в архивохранилище» не обоснуются проведенным разработчиками проекта документа анализом текущего состояния дел в источниках комплектования организаций и его сопоставлением.

Применяемые в проекте документа «Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов», разработанные по госконтракту с Росархивом от 22 мая 2012 г. № 55 ФЦП «Культура России» (2012-2018 гг.), «определяют технические требования к системе хранения электронных документов, компьютерной технике и программному обеспечению для единой системы хранения электронных документов архивной отрасли». Они «предназначены для использования при проектировании хранилища данных (электронных документов) центра хранения электронных документов, а также при проектировании хранилища цифровых копий документов федеральных архивов при централизованном их хранении в ЦХЭД».

Следовательно, технические требования, свойственные для архивной отрасли РФ, а также федеральных архивов, служить основанием для организаций РФ не могут.

Подраздел «Проверка наличия и состояния электронных документов» включает 7 (семь) этапов: 1) при приеме электронных документов в архив организации, 2) через год после приема электронных документов на хранение в архив и далее с периодичностью один раз в 3 года, 3) при перемещении архива в другое помещение, 4) при смене руководителя архива (работника, ответственного за архив), 5) при смене информационной системы архива организации, 6) при миграции электронных документов на новые носители и 7) перед передачей документов на хранение в государственный или муниципальный архив.

Необходимо отметить, что, не смотря на имеющийся перечень этапов, в проекте документа раскрыта последовательность только одного мероприятия – проверка наличия и состояния электронных архивных документов непосредственно в архиве организации.

В подразделе «Проверка физического и технического состояния обособленных материальных носителей электронных документов, технического состояния электронных документов», традиционно, игнорируется уровень сопричастности к данном процессу подразделений информационных технологий организации, а также контрольных технических параметров электронных документов, требований к специализированному аппаратному и программному обеспечениям, соответствующих регуляторам.

Подраздел «Выдача электронных архивных документов из архивохранилища» нуждается в раскрытии действующего законодательства, подтверждающего заявленный в проекте документа порядок выдачи из архива организации единиц хранения электронных документов «во временное пользование правоохранительным органам, судебным органам и органам прокуратуры».

В разделе «Организация учета электронных документов» подразделе «Учетные единицы электронных документов» в архивном шифре единицы электронных документов отсутствуют элементы метаданных электронного документа, присущие для управленческих документов постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу – № внутренней описи документов, индекс/№ электронного документа, индекс дела/№ единицы хранения (контейнера) электронных документов.

Подраздел «Система учетных документов» также оказался в зависимости от знаний и практических навыков применения разработчиками проекта документа комплекса международных стандартов: EAD Кодированное архивное описание, ISAD (G) Общий международный стандарт архивного описания, ISAAR (CPF) Международный стандарт авторитетных записей об организациях, лицах и семьях. Видимо, поэтому «основным первичным учетным документов, применяемым для учета электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения» рекомендуется рассматривать опись электронных дел.

Помимо игнорирования международных стандартов, не учтены «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения», утвержденные приказом Минкомсвязи России от 2 сентября 2011 № 221. Указанные Требования не допускают формирование «подлинных описей электронных дел на бумажном носителе» (и не только описей), а только в информационных системах электронного документооборота организаций.

Учетные документы, включенные в состав дела фонда, включают формы работ, не вошедшие в раздел «Организация хранения электронных документов в архиве организации»: - рабочие инструкции по работе с электронными документами фонда; - акты, отражающие текущую организацию хранения электронных документов (проверки наличия и состояния документов на электронных носителях, проверки физического и технического состояния электронных документов); - акты, фиксирующие изменения в составе и объеме электронных документов (о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению; - о неисправимых повреждениях электронных документов; - о технических ошибках в учетных документах; - акт переработки описей единиц хранения электронных документов и т.д.

Методологическое упущение в установлении для организаций «основным первичным учетным документов, применяемым для учета электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения» в виде описи электронных дел подтвердится в описании формирования документов дела фонда. «На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются; к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются».

В разделе «Использование электронных документов архива» нуждается в раскрытии понимания разработчиков проекта документа: что такое «информация архивных электронных документов»; признаки различий «информации архивных электронных документов», «поисковых данных электронных документов» от элементов метаданных электронного документа «в культурных, научных, политических, экономических целях, для обеспечения законных интересов граждан» и назначение «информационного обеспечения пользователей» в составе основных форм использования электронных документов архива.

Предусмотренные для доступа к электронным документам архива два способа в виде «информационной системы» и «локальной сети организации» не содержат их отличий. Причем второй способ обусловлен «ведением электронного журнала учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа».

Не ясен способ ведения электронного журнала: ручной ввод данных или автоматизированное формирование «информационной системой» и структурное подразделение, на которое следует возлагать ответственность за фиксацию контрольной информации в доступе. Неоднозначность в обязательстве архива организации, обозначенная как «может», в предоставлении доступа «к электронным документам, открытым для публичного доступа, через сайт организации в сети «Интернет», противоречит требованиям Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и ряду нормативных актов Правительства РФ.

Кроме того, «Требованиям к технологическим, программным и лингвистическим средствам обеспечения пользования официальными сайтами федеральных органов исполнительной власти», утвержденным приказом Минэкономразвития России от 16 ноября 2009 г. № 470. Отсутствует указание, связанное со стоимостной оценкой затрат, кто предоставляет «обособленные электронные носители», на которые будут записаны «копии рабочего экземпляра электронных документов», выдающиеся «по запросам органов власти и организаций»: органы власти, запрашивающие организации или архивы организаций, записывающие копии.

Продолжение следует

История «установления истины» в архивах России кроется в спецхранах

В развитие постов:
http://svdrokov.blogspot.ru/2013/08/blog-post_910.html
http://svdrokov.blogspot.ru/2013/08/blog-post_13.html

25 октября 2013 состоялось Третье заседание Научно-методического совета документоведческих и архивоведческих кафедр (НМСДАК) ИАИ РГГУ, на повестке дня которого было 2 пункта.

Первым заслушивался доклад Татьяны Федоровны Павловой «Архивный спецхран 1918-1960». Выступление Татьяны Федоровны привлекло внимание многочисленных студентов, которые, на радость членов Совета, заполонили аудиторию.

Мне это напомнило не менее значимое событие в годы моего студенчества, когда в 1989 кованная и известная всему миру лестница в Московском государственном историко-архивном ордена Знак Почета институте не могла разместить всех, кто пришел послушать знаменитый доклад Ю.Н. Афанасьева, посвященный культу Сталина. Мест в аудитории не хватило, поэтому, мы кто где мог, расселись на лестнице, слушая выступление Юрия Николаевича по громкоговорителю.

В октябре же 2013 родилось новое направление в архивоведении «История спецхрана». Т.Ф. Павловой удалось систематизировать многочисленные инструкции ОГПУ и НКВД, которые устанавливали категории запретов на доступ к архивным документам. Выявить состав анкет пользователей, служивших основанием к запретительству и отсечению «поползновений» в отступе от основных тем исследований историков.

Она отметила, что к 1938 нормативная база была сформирована под руководством Ежова и Берия. Особо необычно прозвучал рассказ о роли 1960 и ХХ съезда партии. Оказалось, что до выступления Н.С. Хрущева прозвучал не менее значимый доклад, посвященный критической ситуации в изучении истории в условиях тотального запрета в доступе к архивам.

Доклад Т.Ф. Павловой будет опубликован в журналах «Отечественные архивы» и «Вестник архивиста». Я же позволил себе вольность и поздравил Татьяну Федоровну с «почетным званием» − стать «мамой» новейшего направления в архивоведении.

Вторым пунктом заседания стало обсуждение внесений изменений в название направления подготовки бакалавров и магистров «Документоведение и архивоведение». Что же, придется документоведам и архивистам разделить свое «соседство» в классификации специальностей с археологами. Зато индекс цитирования зашкалит! :)