Медная труба в незнании международных стандартов первичного учета электронных документов в организациях России (окончание)

Начало см.:
http://svdrokov.blogspot.ru/2013/10/blog-post_993.html
http://svdrokov.blogspot.ru/2013/10/blog-post_27.html

Методологически необоснованный разрыв в последовательности работ, помимо раздела «Организация работы архива», особенно ярко проявляется в разделе «Комплектование архива организации электронными документами».

Данный раздел состоит из загадок, предлагаемых для самостоятельного решения архивам организаций. Например, к «дополнительным признакам» ценности электронных документов отнесена «возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения». В вопросе «проведения технологических миграций» предусмотрена «их возможная стоимостная оценка» без оценочных спецификаций, применяемых на российских рынках.

В подразделе «Подготовка электронных документов к передаче в архив организации» не указан способ присвоения архивного шифра контейнеру электронного документа: в информационной системе или ручной ввод данных. Аналогичное замечание относится и к формированию записи об электронном документе в базе данных информационной системы архива организации, а также дополнительном обремени ссылкой на место хранения электронного документа. Рекомендация в «размещении на одном носителе электронных документов одного электронного дела» обоснуется неким «принципом», не нашедшим обоснования, подкрепленного нормативной методологией и практикой в организациях РФ (не входящих в перечень казенных бюджетных учреждений архивной отрасли).

Подраздел «Составление и оформление описей электронных дел» предлагает странное решение в составлении «отдельных описей на бумажном носителе и в электронной форме». Возможно, разработчики проекта документа полагают о распространенном в организациях опыте машинописных работ на печатных ручных устройствах. Содержание предисловия к описи структурного подразделения противоречит «дополнительным признакам» ценности электронных документов. К которым отнесена «возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения». Состав рекомендуемого предисловия: 1) указание информационной системы, из которой извлечены электронные документы, 2) указание программного обеспечения, 3) указание версии программного обеспечения и 4) указание других технологических характеристик информационных систем.

Подраздел «Порядок передачи электронных документов в архив организации» содержит процедуры, противоречащие предшествующим подразделам раздела «Комплектование архива организации электронными документами». Например, те, процедуры, которые предполагают автоматическое формирование контрольной информации информационной системой: «передача контейнеров электронных документов с сопроводительной служебной запиской и экземпляром сдаточной описи в электронной форме в информационную систему архива организации по информационно-телекоммуникационной сети», «направление в информационную систему организации уведомления о приеме электронных документов в архив организации или уведомления об отказе в приеме документов с указанием причин».

В комплекте проекта документа включены приложения. В качестве справочного (в двух вариантах, без уточнения их отличий) Приложение 1 под общим названием «Обособленные материальные носители цифровой информации: виды, технические особенности». Наименование Приложения 1, связанное с работой носителей цифровой информации противоречат назначению проекта документа, раскрытому в его же «Общих положениях»: «Действие настоящих Рекомендаций распространяется на управленческие электронные документы, которые создаются, обрабатываются и хранятся в информационной системе организации…» Следовательно, особенности носителей цифровой информации имеют опосредованное отношение к объектам рецензируемого проекта документа.

Кроме того, Приложение 1 не содержит необходимой аналитической информации, посвященной истории мирового рынка ИТ-технологий, акцентируя внимание только к некоторым его игрокам. Таких фирм как Philips, Sony, Toshiba, Panasonic, Plasmon-Data, Millenniata, Ritek и консорциума BDA. Не указаны открытые источники, позволяющие российским пользователям проекта документа, ознакомиться с зарубежными стандартами Trueworm и Blu-ray.

Приложение 2 начинается с учетной формы «акта проверки наличия и состояния электронных документов», предназначенной для использования в казенных бюджетных учреждениях архивной отрасли России, что подтверждается указанием наименования архива и его руководителя в верхней зоне учетной формы. Не указан пункт проекта документа, в котором предписывается составление Приложения 2: 1) при приеме электронных документов в архив организации, 2) через год после приема электронных документов на хранение в архив и далее с периодичностью один раз в 3 года, 3) при перемещении архива в другое помещение, 4) при смене руководителя архива (работника, ответственного за архив), 5) при смене информационной системы архива организации, 6) при миграции электронных документов на новые носители и 7) перед передачей документов на хранение в государственный или муниципальный архив.

В 3-й графе табличной формы «Книги учета поступления и выбытия электронных документов» отсутствует привязка к номенклатуре дел организации, связанная с индексом, а не только с «Наименованием организации, структурного подразделения, от которого поступили или куда выбыли электронные документы». Не указано структурное подразделение, должностное лицо которого обязано подписывать «Книгу учета поступления и выбытия электронных документов».

В Приложении 4 «Форма раздела 3 Листа фонда» в 4 графу включена альтернатива описи дел в виде «аннотации документов», не нашедшей отражения в проекте документа.

В Приложении 5 «Форма годового раздела сводной описи документов постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу», отмечается, что «Опись дел постоянного хранения утверждается также ЭПК архивного учреждения». При этом отсутствуют реквизиты для внесения протокола ЭПК архивного учреждения.

Проект документа «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных документов в архивах организаций» не обоснуется анализом текущего состояния дел в источниках комплектования и его сопоставлением, выявленным успешным опытом, подтверждающим реализацию постановлений Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» и от 6 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти», ГОСТ Р 53898-2010. «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

Отсутствует внятная конструктивная информация о последовательности, порядке и содержании работ, паритетных принципов взаимодействия с подразделениями информационных технологий.