Медная труба в незнании международных стандартов первичного учета электронных документов в организациях России (начало)

«Иногда кто-то может принести какой-нибудь предмет в дом, и в тот момент, когда вы приносите его, другие вещи начинают ломаться. До тех пор, пока этот предмет находится здесь, существует некий убыток. Он может принести дисгармонию в дом; он может принести болезнь; он может приносить неудачу.

Поэтому те, кто знали про психологический эффект, исходящий от предметов, всегда избегали получать старые вещи, какими бы красивыми или ценными они ни были; они покупали новые вещи для своих нужд.

Конечно, невозможно поступать так с драгоценностями, часто они должны быть старыми; но можно обнаружить, что драгоценности более, чем что-либо другое, воздействуют на человека, на его характер, на его жизнь, на его окружение…

Среди Суфиев на Востоке существует обычай дарить либо кусочек одежды, либо цветок, плод, несколько зерен кукурузы; и за этим стоит некий смысл. Этот смысл заключен не в самом предмете, но в том, что дается вместе с ним»...

Хазрат Инайят Хан. Мистицизм звука.

Девять месяцев тому назад российская профессиональная общественность была информирована о начале обсуждения проекта «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных документов в архивах организаций».

Источник:
http://archives.ru/press/22-01-2013-rekommendacii-project.shtml

Подчеркивалось: «В силу того, что проекты рекомендаций являются первой попыткой системного подхода к формулированию особенностей работы архивов организаций… с электронными архивными документами на всех стадиях и этапах их жизненного цикла, – некоторые положения рекомендаций носят дискуссионный характер».

Общественное обсуждение проходило 10 дней:
http://forum.rusarchives.ru/showthread.php?t=5254

Сотрясут ли «мíр» учета электронных документов в организациях огонь, вода и медные трубы обсуждения скоро узнаем. А пока начну потихоньку публиковать свои размышления:

Наименование проекта «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных документов в архивах организаций» (далее – проект документа) противоречит последовательности процессов, перечисленных в разделе «Содержание».

Раздел «Содержание» проекта документа включает следующую последовательность: «Организация хранения электронных документов в архиве организации». «Организация учета электронных документов». «Использование электронных документов архива». «Комплектование архива организации электронными документами». «Передача документов архива организации на хранение в государственный (муниципальный) архив». Данная последовательность работ диссонирует общему наименованию проекта документа, включающего: «Комплектование», «Учет», «Организация хранения».

В разделе «Общие положения» определяется, что «Действие настоящих Рекомендаций распространяется на управленческие электронные документы, которые создаются, обрабатываются и хранятся в информационной системе организации, входят в состав документального фонда организации […]» При этом, в российской норморегулирующей среде отсутствуют рекомендации или требования, раскрывающие необходимость формирования документального фонда организации, включающего ее же информационную среду.

В разделе «Общие положения» определяется, что «Положения Рекомендаций не распространяются на электронные копии (электронные образы) документов». Противопоставление тождественности терминов «электронные копии документов» и «электронные образы документов» противоречит постановлению Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Данное постановление устанавливает «Электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе». Кроме того, постановление Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. № 751 не вошло в перечень законодательных и иных нормативных правовых актов и методических документов в сфере информации, документации и архивного дела, послуживших основанием для разработки проекта документа.

В разделе «Общие положения» определяется, что «Правила хранения, комплектования, учета кинофотофоно-и видеодокументов (аудиовизуальных) в цифровых форматах, электронных научно-технических, картографических, телеметрических документов, специализированных баз данных, информационных ресурсов официальных сайтов организаций в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», устанавливаются специальными нормативными правовыми актами». В проекте документа не конкретизируются организации, уполномоченные устанавливать подобные «специальные нормативно правовые акты».

В разделе «Общие положения» не выделено в самостоятельный абзац указание на то, что «Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями следующих законодательных и иных нормативных правовых актов и методических документов в сфере информации, документации и архивного дела».

В данный перечень нормативов не вошли: […] А также ГОСТ […], СНиП […], СН […], СанПиН […] Международные стандарты: EAD Кодированное архивное описание, ISAD (G) Общий международный стандарт архивного описания, ISAAR (CPF) Международный стандарт авторитетных записей об организациях, лицах и семьях.

Состав перечня нормативов включает акты, как не имеющие прямого отношения, так и не нашедшие какой-либо области применения в проекте документа: Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»; постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; постановление Правительства РФ от 6 сентября 2012 г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»; ГОСТ Р 53898-2010. «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

В разделе «Термины и определения» содержание термина «Формат архивного хранения электронного документа – формат, установленный нормативным правовым актом и предназначенный для длительного и постоянного хранения электронных документов» не подтвержден ссылкой на нормативно правовой акт. Ссылка на ГОСТ Р 51141-98 неуместна в качестве основания для терминологической базы проекта документа, т.к. этот регулятор проходит пересмотр и модернизацию.

Раздел «Организация работы архива» (первый абзац) не подкреплен необходимостью разработки организацией политики, процедур и практики управления документами с тем, чтобы обеспечить необходимые для работы свидетельства, отчетность и информацию о своей деятельности, предусмотренными ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

Во втором абзаце не обозначен статус «архива электронных документов», который «выделяется (создается) в архиве организации». В частности, не перечисляются и раскрываются отличия в «выделении» или «создании», организационные мероприятия, легализирующие «архив электронных документов» в архиве и его взаимосвязь со штатной численностью архива организации как единой оргструктуры.

Третий-шестой абзацы не обладают внятной конструктивной информацией о порядке взаимодействия с подразделениями информационных технологий в организации передачи и подготовки электронных документов структурными подразделениями в архив архива, не прописываются технические аспекты, которые должны включаться в специальные инструкции, их разработчик и необходимость согласования с кругом структурных подразделений, администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов. Подобное администрирование влечет привлечение организаций-разработчиков систем электронного документооборота, в ряде случаев, ответственных за поддержку и актуализацию систем.

Отсутствует четкость состава некой информационной системы, которая в одном случае «управляет архивными документами», которые, видимо, изначально (при создании) стали «архивными», в другом, является «местом для хранения электронных документов на обособленных электронных носителях», в третьем случае, является «необходимым серверном и коммуникационном оборудованием». Не указаны регуляторы серверного и коммуникационного оборудования организаций.

Седьмой абзац проекта документа, определяющий два способа передачи электронных документов в архив архива, и, по сути, являющийся знаковым для всего процесса, деструктивен. Так как подразумевает два способа передачи: информационно-телекоммуникационную сеть и обособленный носитель. Притом что «объемной» формой передаваемых электронных документов определяется «контейнер», которая для первого способа зависима от его «пропускной способности».

В последующих абзацах не указывается, где именно и кем (источником комплектования или архивом, или архивом архива) производится конвертация электронных документов в «формат архивного хранения», а также создание фонда пользования: в системе электронного документооборота или в некой области хранения, содержащей электронные документы. Данное обстоятельство характерно и для подраздела «Источники комплектования» раздела «Комплектование архива организации электронными документами».

В целом в разделе «Организация работы архива» дважды подчеркивается необходимость в разработке внутренних нормативных документов. (Продолжение следует)