http://svdrokov.blogspot.ru/2013/10/blog-post_27.html
Раздел «Организация хранения электронных документов в архиве организации», подраздел «Организация электронных документов в пределах документального и архивного фондов организации» характеризуется включением уточнений, в ряде случаев, противоречащих разделу «Организация работы архива». Например, «информационная система» предполагает аналогию «хранилищу электронных документов», характерных для «электронных документов временных сроков хранения до 10 лет».
Опять же, отсутствует обозначение ответственного структурного подразделения за систематизацию и индексацию электронных документов в информационной системе в соответствии с номенклатурой дел организации. А также уровень сопричастности подразделений информационных технологий организации в данном процессе.
Приведенный в качестве примера заголовок электронного дела «Переписка о разработке национальных стандартов. Электронные документы» нуждается в уточнении, т.к. не включает объект, с которым ведется переписка.
В приложениях к проекту документа не приведена форма итоговой записи к сводной номенклатуре дел организации, предусматривающая количество заведенных электронных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, а также паспорт архива организации. Отсутствует указание ответственного за формирование «рабочих экземпляров (копий) электронных документов, которые размещаются на сервере рабочих копий», а также необходимые пояснения, что подразумевается под «сервером рабочих копий».
В подразделе «Организация электронных документов в пределах документального и архивного фондов организации» используется терминология, несовместимая с основной производственной деятельностью организаций. Например, «эталонный экземпляр».
Отсутствуют меры, учетные формы фиксации по выяснению порчи и утрат копий «рабочих экземпляров» электронных документов. Рекомендации по систематизации и описанию электронных документов для включения в «архивные справочники», помимо описей дел, подкрепляются некоторыми наименованиями «архивных справочников», но в разделе «Организация учета электронных документов», где отсутствуют их формы.
Подразделы «Обеспечение сохранности электронных документов», «Оптимальные условия хранения электронных документов» и «Размещение электронных документов в архивохранилище» не обоснуются проведенным разработчиками проекта документа анализом текущего состояния дел в источниках комплектования организаций и его сопоставлением.
Применяемые в проекте документа «Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов», разработанные по госконтракту с Росархивом от 22 мая 2012 г. № 55 ФЦП «Культура России» (2012-2018 гг.), «определяют технические требования к системе хранения электронных документов, компьютерной технике и программному обеспечению для единой системы хранения электронных документов архивной отрасли». Они «предназначены для использования при проектировании хранилища данных (электронных документов) центра хранения электронных документов, а также при проектировании хранилища цифровых копий документов федеральных архивов при централизованном их хранении в ЦХЭД».
Следовательно, технические требования, свойственные для архивной отрасли РФ, а также федеральных архивов, служить основанием для организаций РФ не могут.
Подраздел «Проверка наличия и состояния электронных документов» включает 7 (семь) этапов: 1) при приеме электронных документов в архив организации, 2) через год после приема электронных документов на хранение в архив и далее с периодичностью один раз в 3 года, 3) при перемещении архива в другое помещение, 4) при смене руководителя архива (работника, ответственного за архив), 5) при смене информационной системы архива организации, 6) при миграции электронных документов на новые носители и 7) перед передачей документов на хранение в государственный или муниципальный архив.
Необходимо отметить, что, не смотря на имеющийся перечень этапов, в проекте документа раскрыта последовательность только одного мероприятия – проверка наличия и состояния электронных архивных документов непосредственно в архиве организации.
В подразделе «Проверка физического и технического состояния обособленных материальных носителей электронных документов, технического состояния электронных документов», традиционно, игнорируется уровень сопричастности к данном процессу подразделений информационных технологий организации, а также контрольных технических параметров электронных документов, требований к специализированному аппаратному и программному обеспечениям, соответствующих регуляторам.
Подраздел «Выдача электронных архивных документов из архивохранилища» нуждается в раскрытии действующего законодательства, подтверждающего заявленный в проекте документа порядок выдачи из архива организации единиц хранения электронных документов «во временное пользование правоохранительным органам, судебным органам и органам прокуратуры».
В разделе «Организация учета электронных документов» подразделе «Учетные единицы электронных документов» в архивном шифре единицы электронных документов отсутствуют элементы метаданных электронного документа, присущие для управленческих документов постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу – № внутренней описи документов, индекс/№ электронного документа, индекс дела/№ единицы хранения (контейнера) электронных документов.
Подраздел «Система учетных документов» также оказался в зависимости от знаний и практических навыков применения разработчиками проекта документа комплекса международных стандартов: EAD Кодированное архивное описание, ISAD (G) Общий международный стандарт архивного описания, ISAAR (CPF) Международный стандарт авторитетных записей об организациях, лицах и семьях. Видимо, поэтому «основным первичным учетным документов, применяемым для учета электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения» рекомендуется рассматривать опись электронных дел.
Помимо игнорирования международных стандартов, не учтены «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения», утвержденные приказом Минкомсвязи России от 2 сентября 2011 № 221. Указанные Требования не допускают формирование «подлинных описей электронных дел на бумажном носителе» (и не только описей), а только в информационных системах электронного документооборота организаций.
Учетные документы, включенные в состав дела фонда, включают формы работ, не вошедшие в раздел «Организация хранения электронных документов в архиве организации»: - рабочие инструкции по работе с электронными документами фонда; - акты, отражающие текущую организацию хранения электронных документов (проверки наличия и состояния документов на электронных носителях, проверки физического и технического состояния электронных документов); - акты, фиксирующие изменения в составе и объеме электронных документов (о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению; - о неисправимых повреждениях электронных документов; - о технических ошибках в учетных документах; - акт переработки описей единиц хранения электронных документов и т.д.
Методологическое упущение в установлении для организаций «основным первичным учетным документов, применяемым для учета электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения» в виде описи электронных дел подтвердится в описании формирования документов дела фонда. «На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются; к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются».
В разделе «Использование электронных документов архива» нуждается в раскрытии понимания разработчиков проекта документа: что такое «информация архивных электронных документов»; признаки различий «информации архивных электронных документов», «поисковых данных электронных документов» от элементов метаданных электронного документа «в культурных, научных, политических, экономических целях, для обеспечения законных интересов граждан» и назначение «информационного обеспечения пользователей» в составе основных форм использования электронных документов архива.
Предусмотренные для доступа к электронным документам архива два способа в виде «информационной системы» и «локальной сети организации» не содержат их отличий. Причем второй способ обусловлен «ведением электронного журнала учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа».
Не ясен способ ведения электронного журнала: ручной ввод данных или автоматизированное формирование «информационной системой» и структурное подразделение, на которое следует возлагать ответственность за фиксацию контрольной информации в доступе. Неоднозначность в обязательстве архива организации, обозначенная как «может», в предоставлении доступа «к электронным документам, открытым для публичного доступа, через сайт организации в сети «Интернет», противоречит требованиям Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и ряду нормативных актов Правительства РФ.
Кроме того, «Требованиям к технологическим, программным и лингвистическим средствам обеспечения пользования официальными сайтами федеральных органов исполнительной власти», утвержденным приказом Минэкономразвития России от 16 ноября 2009 г. № 470. Отсутствует указание, связанное со стоимостной оценкой затрат, кто предоставляет «обособленные электронные носители», на которые будут записаны «копии рабочего экземпляра электронных документов», выдающиеся «по запросам органов власти и организаций»: органы власти, запрашивающие организации или архивы организаций, записывающие копии.
Продолжение следует
Комментариев нет:
Отправить комментарий