О рентабельном и экологичном процессе уничтожения дел (документов) в микроэкономической конструкции акционерного общества

…Следует отметить, что законодательство и действующие нормативы предписывают обществам обеспечивать только сохранность дел (документов). Даже отделенные от остальных, и включенные в утвержденный акт, дела к уничтожению, согласно «Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», и те хранятся в специально отведенном месте, вместо уничтожения. Ситуацию с неопределенностью частично нормализует приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526, где в разделах II и IV раскрывается трансфер макулатуры.

Однако предлагаемый приказом № 526 предиктор процесса уничтожения по форме акта (приложение № 21) обладает обманчивыми и опасными свойствами. Во-первых, касается дел (документов) исключительно архивного хранения, которые учитываются по отличным от документального фонда общества учетным документам – описям, а не номенклатуре дел. Во-вторых, предусматривает безусловность вхождения общества в состав источников комплектования федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, что может не соответствовать уставу общества.

В-третьих, не включает в себя комиссионный состав работников подразделения общества (его руководителя), несущих прямую ответственность за состав дел (документов), включенных в акт, что противоречит п.3.1 «Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществах». В-четвертых, не содержит комиссионный состав работников общества, независимый от лиц, отвечающих за состав дел (документов), уже включенных в акт, и удостоверяющих сам факт уничтожения избранным методом. В-пятых, отсутствует фиксация выявленных программных продуктов и их платформ, содержащих данные уничтожаемых документов в прилагаемом к акту заключении.

В-шестых, не предусматривает ответственности ИТ-подразделения общества (в том числе находящегося на аутсорсинговой поддержке сторонней организации) за своевременность уничтожения данных документов в программных продуктах и их платформах в прилагаемом к акту заключении. В-седьмых, не предусматривает внесение изменений в номенклатуру дел общества о делах (документах), включенных в акт, и уничтоженных избранным методом.

Перечисленные свойства акта направляют комплекс административно-правовых и уголовных мер в отношении безусловного соблюдения норм не только качества и достоверности документированной информации, но и технологических процессов ее учета и сохранности на всех стадиях, запущенных в оборот с 2018 г. Федеральным законом Российской Федерации № 435-ФЗ от 28 декабря 2017 г., непосредственно на единоличный исполнительный орган общества (директора, генерального директора), осуществляющего руководство текущей деятельностью.

Кроме того, провоцируют общество к обращению за сторонними услугами в вопросах реализации процедур уничтожения, предусматривающих траты, а не извлечение прибыли за вторичное сырье, поставляемое на переработку специализированным компаниям… 

…Требования регламента общества (стандарта, порядка, инструкции и т.п.) целесообразно коррелировать недопущением операционных рисков, обусловленных несанкционированным уничтожением дел (документов), с истекшими сроками хранения и утративших практическое значение, а также рисками утраты по местам переработки в бумажную фракцию самостоятельно или на основании договорных отношений, неполного механического разрушения и/или ликвидации записанной информации общества на любых носителях, без возможности ее дальнейшего восстановления.

Предметом регламента являются дела (документы) с истекшими сроками хранения, находящиеся на оперативном и архивном хранении в головном офисе и его филиалах, а также переданные на хранение в аутсорсинговые компании. Сфера веерного распространения внутреннего норматива охватывает все подразделения и филиалы общества, а также внутренние структурные подразделения (ВСП), открытые филиалами…