ООН: CRM-система автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками (клиентами) неадекватна в долгосрочных соглашениях в области закупок

Доступен Обзор долгосрочных соглашений в области закупок в системе ООН. В нем отмечается, что «Инспекторы выявили определенные потенциальные риски, которые связаны с политикой и практикой использования долгосрочных соглашений (ДСС) и которые могут свести на нет потенциальные выгоды. У многих организаций нет целенаправленной политики в отношении ДСС, внятного планирования закупок, разработанной стратегии, надлежащего управления контрактами, а также потенциала в области мониторинга и сбора данных.

Неспособность организаций на стратегической основе заключать ДСС и управлять процессом их исполнения, а также отслеживать и оценивать их результаты может сузить их возможности получать все потенциальные выгоды от этих контрактов.

Когда речь идет о товарах и услугах, которые будут закупаться регулярно на протяжении срока действия контракта, ДСС, как правило, заключаются на многие годы. Вследствие их сравнительно продолжительного срока действия и агрегирования спроса такие контракты имеют значительный стоимостной объем, что обусловливает более высокие риски. Поэтому использование ДСС должно планироваться и стратегически обосновываться как единый процесс, который включает в себя управление процедурой закупок, агрегирование спроса, проведение анализа рынка, охват большего числа имеющихся поставщиков, обеспечение реальной конкурсной основы, оценку рисков и управление ими, а также эффективное управление исполнением контрактов.

У каждого ДСС должен быть план действий по управлению исполнением контрактов, в котором должны быть ясно определены обязанности, функции и сферы ответственности всех сторон, имеющих отношение к исполнению контрактов, а также четко предусмотрены механизмы контроля и подотчетности.

Инспекторы отметили, что в системе ООН закупки, как правило, рассматриваются как функция, носящая не стратегический, а операционный, транзакционный характер. Однако с учетом важного значения и объема средств, выделяемых на закупки в системе ООН (14,3 млрд. долл. США в 2011), придание закупкам более стратегического характера могло бы более эффективно содействовать организациям в достижении их целей.

Действительно, закупки являются одним из наиболее важных и очевидных инструментов, которыми могут воспользоваться организации для достижения своих стратегических целей. Поэтому они должны стать неотъемлемой частью процесса разработки общеорганизационных планов и стратегий. Для этого закупочная деятельность организаций должна измениться: вместо операционного и пассивно-административного характера приобрести характер активно стратегический, подразумевающий адекватную способность анализировать расходы, планировать закупки, разрабатывать стратегии, управлять процессом исполнения контрактов и осуществлять мониторинг. Это могло бы создать благоприятные условия для оптимальной эффективности и результативности всей закупочной деятельности, включая использовании ДСС».

Источник:
http://www.un.org/ga/search/view_doc.asp?symbol=A/69/73&Lang=R
A/69/73