воскресенье, 28 мая 2017 г.

Когда национальный классификатор управленческой документации учитывает э-документооборот и метаданные э-документов или… о необходимости управленческой грамотности

В 5-6 номере 2016 журнала «Архивы Украины» опубликована статья канд. ист. наук, завотделом документоведения Украинского научно-исследовательского института архивного дела и документоведения В.Ф. Бойко «Разработка новой редакции Классификатора управленческой документации». Автор отмечает:

В условиях внедрения электронного документооборота насущной является необходимость уточнения кодов обозначения видов документов в метаданных электронных документов, то есть кодирование современных унифицированных форм документов (УФД), поскольку кодовое обозначение УФД служит одним из информационных (поисковых) признаков документа и должен быть зафиксирован в метаданных электронного документа.

Нуждалась в реорганизации как структура, так и содержание Государственного классификатора управленческой документации (ДКУД) (ДК 010-98), в частности изъятия определенных классов из классификатора, поскольку они не являются управленческими. Классами управленческой документации в современном документоведении считают только те классы, которые содержат управленческие документы. Эти документы обеспечивают выполнение функции управления и создаются во всех или большинстве юридических лиц. Поэтому классы управленческой документации определяют как межведомственные. Классы, которые не могут считаться управленческими, это – классы специфической документации, в частности: торговой, внешнеторговой, ресурсной, ценовой, словарно-справочной документации, документации по бытовому обслуживанию населения. Такая документация создается лишь некоторыми юридическими лицами.

В то же время, в составе УФД произошли значительные изменения (появились новые виды документов) Главная идея концепции пересмотра структуры и содержания ГКУД – в классификаторе должны быть представлены классы и виды управленческих документов, характерные для всех или большинства юридических лиц независимо от организационно-правовой формы хозяйствования и форм собственности. Из классификатора должны быть исключены виды управленческих документов, присущие исключительно государственным органам, и специфические виды документов, образующиеся некоторыми юридическими лицами определенной отрасли.

Главной целью было обновление структуры и содержания ДКУД (ДК 010-98) и уточнения кодов обозначения видов управленческих документов в метаданных электронных документов. Для достижения цели проанализированы действующие нормативно-правовые акты и нормативные документы государственных органов и центральных учреждений – разработчиков унифицированных систем документации (УСД), в частности: Укргосархива, Министерства финансов Украины, Национального банка Украины, Государственной службы статистики Украины, Министерства социальной политики Украины, Министерства экономического развития и торговли Украины, Пенсионного фонда Украины.

Цель НРД определяла следующие задачи: – анализ действующей редакции ГКУД и определение новой структуры классификатора; – предоставление перечня УФД в классах классификатора по обновленной его структуре; – присвоение УФД уникальных кодовых обозначений. Разработанный классификатор устанавливает классификационную схему управленческой документации. Он содержит классификацию документов, разработанную для практического использования при создании управленческих документов, а именно – во время фиксации информации в их унифицированных формах (бланках). Объектами классификации в КУД стали государственные (межведомственные, межотраслевые) УФД, утвержденные министерствами, др. государственными органами или центральными учреждениями – разработчиками УСД. В проекте КУД представлены классы (названия УСД) и виды управленческих документов (названия УФД), характерные для всех или большинства юридических лиц независимо от организационно-правовой формы хозяйствования и формы собственности.

КУД содержит такие классы УСД с их кодовыми обозначениями: 1) организационно-распорядительная документация (код 02); 2) первично-учетная документация (код 03); 3) банковская документация (код 04); 4) финансовая документация (код 05); 5) отчетно-статистическая документация (код 06); 6) документация по труду, социальным вопросам и социальной защите населения (код 15); 7) бухгалтерско-учетная документация (код 18); 8) документация из Пенсионного фонда (код 20).

КУД является номенклатурным перечнем названий УФД с уникальными кодовыми обозначениями. Он содержит названия и кодовые обозначения УФД, входящих в УСД. Каждому виду управленческого документа (названии УФД) предоставляется кодовое (цифровое) обозначение, благодаря чему конкретный документ в условиях реализации автоматизированной информационной системы и системы электронного документооборота может быть быстро разыскан за этой информационной (поисковой) признаку. На уровне конкретного документа (названия УФД) его цифровой код состоит из семи знаков: два знака – код класса УСД, еще два знака – код подкласса УСД и три знака – соответствующий регистрационный номер УФД. Например, приказ (распоряжение) по основной деятельности в КУД имеет код 0201019, поскольку регистрационный номер его формы 019 и она входит в подкласс “Документы по организации и прекращения деятельности юридического лица”, что имеет код 0201 в классе “Организационно-распорядительная документация” (код 02). Отдельные классы КУД, в частности отчетно-статистическая документация (код 06) и документация из Пенсионного фонда (код 20), не имеют подклассов, в связи с чем вместо обозначения подклассов в кодах УФД проставлены нули.

Источник:
http://archives.gov.ua/Publicat/AU/AU_5-6_2016/11.pdf

Комментариев нет:

Отправить комментарий