ЕС: с января 2018 инвестиционные компании должны хранить 5-7 лет записи телефонных переговоров и электронных сообщений клиентов, касающихся сделок по собственному счету и оказанию услуг

6. Инвестиционная компания должна вести записи обо всех осуществленных услугах, видах деятельности и сделках для того, чтобы компетентные органы власти могли выполнять свои задачи в сфере контроля и надзора и предпринимать правоприменительные меры в рамках настоящей Директивы, Регламента ЕС № 600/2014, Директивы 2014/57/EC и Регламента ЕС № 596/2014 и, в частности, для контроля соблюдения инвестиционной компанией ее обязательств, включая обязательства в отношении клиентов и потенциальных клиентов и обязательства по поддержанию целостности рынка.

7. К записям относятся записи телефонных переговоров и электронных сообщений, касающихся сделок, осуществляемых при совершении операций по собственному счету, и оказания услуг, связанных с получением, передачей и выполнением клиентских приказов. К данным телефонным переговорам и электронным сообщениям также относятся переговоры и сообщения, передаваемые в рамках подготовки к заключению сделок по собственному счету или в рамках оказания услуг, связанных с получением, передачей и выполнением клиентских приказов, даже если они не приводят к заключению сделок и оказанию услуг по клиентским приказам. Для этого инвестиционная компания должна принимать разумные меры по записи телефонных переговоров и электронных сообщений, составленных, отправленных или полученных с помощью оборудования, предоставленного инвестиционной компанией сотруднику или подрядчику или использование которого сотрудником или подрядчиком было согласовано с инвестиционной компанией.

Инвестиционная компания должна уведомлять новых и существующих клиентов о том, что телефонные переговоры и сообщения между инвестиционной компанией и ее клиентами, которые приводят или могут привести к заключению сделок, записываются. Подобное заявление может быть сделано один раз перед оказанием инвестиционных услуг новым или существующим клиентам. Инвестиционная компания обязуется не предоставлять инвестиционные услуги и не осуществлять инвестиционную деятельность по телефону клиентам, если они не были предварительно уведомлены о том, что их телефонные сообщения и переговоры записываются, если данные инвестиционные услуги и инвестиционная деятельность связаны с получением, передачей и выполнением клиентских приказов.

Клиенты имеют право размещать заказы с помощью иных средств связи на постоянном носителе (например, посредством составления писем, факсимильных сообщений, электронных писем и документов о клиентских приказах, переданных на совещаниях). В частности, содержание переговоров при личных встречах с клиентом может записываться в виде письменных протоколов или записок. Данные приказы признаются равными приказам, полученным по телефону. Инвестиционная компания должна принять разумные меры по предотвращению совершения, отправки и получения телефонных переговоров и электронных сообщений сотрудниками или подрядчиками с использованием личного оборудования, с которого инвестиционная компания не может произвести запись или копирование. Записи, которые хранятся в соответствии с данным пунктом, предоставляются соответствующему клиенту по требованию и хранятся на протяжении пяти лет или до семи лет в соответствии с требованиями компетентных органов власти.

Источник (официальный перевод Банка России):
http://www.cbr.ru/StaticHtml/File/11141/MiFiD2.pdf