Призыв к архивному сообществу по отстаиванию позиции распечатки на бумаге электронных документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения с экономическим обоснованием компенсации трудозатрат на их ретроконверсию

22 июня 2018 в Харьковском национальном университете им. В.Н. Каразина состоялся Международный круглый стол «Проблемы информатизации архивного дела: процессы цифровизации (теория и практика)». Организаторами мероприятия выступили Государственная архивная служба Украины, Центральный государственный научно-технический архив Украины, Центральный государственный архив зарубежной украиники, Центральный государственный электронный архив Украины, Украинский научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения, Научно-исследовательский, проектно-конструкторский и технологический институт микрографии, кафедра историографии, источниковедения и археологии исторического факультета Харьковского национального университета им. В.Н. Каразина.

В работе Международного круглого стола приняли участие более 50 участников, среди которых: представители учебных заведений высшего образования г. Харькова, трех научных учреждений, четырех государственных архивов Украины, архивисты из Республики Беларусь. Во время работы Международного круглого стола было совершено торжественное подписание договора о сотрудничестве между ЦГАЗУ и Белорусским государственным архивом научно-технической документации и впервые состоялся прием-передача копий научно-технической документации, касающиеся архивной украиники, в ЦГАЗУ от БДАНТД.

Участниками международного круглого стола отмечено, что в последние годы активное взаимодействие документоведов, делопроизводителей, архивоведов, архивистов, научных работников и преподавателей высших учебных заведений позволяет положительно влиять на решение вопросов, возникающих во время их практической деятельности. Отмечено, что современное документоведение и архивоведение должны развиваться на потребности общества, информационная составляющая в существовании которого существенно изменилась под влиянием новейших технологий.

Участники мероприятия сосредоточили свое внимание на трех практических вопросах, с учетом отечественного и зарубежного опыта: оцифровка документов Национального архивного фонда (НАФ) и дальнейшее использования документной информации в электронной (цифровой) форме; возможность постоянного хранения документов НАФ исключительно в электронной (цифровой) форме; технология создания электронной научно-технической документации и подготовка ее к передаче на архивное хранение.

Заслушав и обсудив выступления, участники Международного круглого стола по результатам своей работы приняли рекомендации, среди которых: …- согласиться с целесообразностью создания централизованного электронного фонда пользования документами НАФ на базе ЦГЭА Украины и с возможностью применения для создания соответствующей автоматизированной информационной системы на основе ядра программного обеспечения, разрабатываемого НИИ микрографии в рамках плановой темы для создания информационной поисковой системы документов НАФ, которые хранятся в ЦГНТА Украины, что соответствует наилучшему мировом архивном опыта и позволяет обеспечивать эффективное использование бюджетных средств, унифицированное описание документов НАФ с учетом особенностей описания научно-технической документации и создание основы для предоставления качественных архивных услуг…

- Укргосархиву рассмотреть вопрос о нормировании процесса приема-передачи в государственные архивы, архивные отделы райгосадминистраций и городских советов, по решению их руководителей, вместе с документами НАФ цифровых копий этих документов или проектов этих документов в электронной форме, учитывая, что документирование информации на современном этапе ведется исключительно в электронной форме средствами компьютерной или цифровой техники;

- архивному сообществу всех уровней продолжить отстаивание позиции относительно создания для электронных документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения экземпляров на бумажных носителях, ввиду отсутствия технологий, которые могут обеспечить гарантированное постоянное хранение информации в электронной форме, отметив при этом, что нагрузки на делопроизводителей и архивистов по увеличению объемов работ компенсируется отсутствием необходимости осуществления ретроконверсии таких документов и получением более качественного доступа к информации этих документов в электронной форме…

Источник:
http://archives.gov.ua/Publicat/AU/AU_2-3_2018/22.pdf