Кто заказал кредитные организации России на бездонные вековые траты? Американские владельцы российских аутсорсинговых лобби?..

Два года тому назад, в августе 2015, в Ассоциации российских банков состоялась рабочая встреча представителей банков по вопросу изменения сроков хранения документов бухгалтерского учета. В ходе обсуждения участники дискуссии пришли к выводу, что необходимо создать правовые условия ведения документооборота и хранения документов в электронном виде.

По итогам встречи представители банковского сообщества предложили довести до регуляторов следующие предложения: - Сократить с 5 до 4 лет нормативный срок хранения первичных бухгалтерских документов. - Полностью перевести клиентские досье в электронный вид. - Создать правовой режим «замещающего сканирования», который разрешает уничтожать бумажные носители при переводе содержащейся на них информации в электронный вид. - Пересмотреть требования проекта «Перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения» на предмет их противоречия процессам информатизации работы с документацией и её хранения. В том числе целесообразно, по опыту развитых стран, дифференцировать документы с точки зрения обязательности их хранения в бумажной или цифровой форме. - Предоставить банкам право самим определять методологию сшива документов в рамках дел и досье.

Источник:
http://arb.ru/arb/press-on-arb/banki_predlagayut_sokratit_srok_khraneniya_pervichnykh_bukhgalterskikh_dokumento-9943686/ 

И вот, после 7-дневного обсуждения на портале антикоррупционной экспертизы в январе 2017, размещено уведомление о том, что подписан совместный приказ Росархива и Банка России. Чем опасен приказ?.. Представляю свой отзыв.

Совместный приказ Росархива и Банка России от 26.01.2017 № 11/4274-У «Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения» (находящийся на регистрации в Минюсте России), предполагает ряд кардинальных изменений в порядке организации управления информацией и обеспечения ее сохранности в системно значимых кредитных организациях России.

Во-первых, имплементирует приказы Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (зарег. Минюстом России 27.09.2007 № 10194) и от 25.08.2010 № 558 (зарег. Минюстом России 08.09.2010 № 18380), без учета актуальных и новейших нормативов Банка России. Например, для «документов об оказании трансфер-агентских услуг регистраторам» по положению Банка России от 13.05.2016 № 542-П установлен 5-летний срок хранения, тогда как по совместному приказу 11/4274-У – 10 лет (ст. 275), после истечения срока действия договоров.

Вывод. Имплементация указанных приказов в бизнес процессы системно значимых кредитных организаций России повлечет необходимость разработки методологии учета двойственных требований к порядку организации управления информацией.

Во-вторых, вводит сроки хранения информации, необоснованные практикой и нормативами регуляторов банковского сектора. Например, для «документов (ведомости, доверенности, поручения, распоряжения, извещения) по счетам по вкладам (депозитам)» (ст. 85) установлен 35-летний срок (ранее – 5 лет после завершения ревизии).

Вывод. Данное изменение потребует дополнительных колоссальных бюджетных затрат на ИТ-решения, обеспечивающие долгосрочность сохранности, аутентичность метаданных и последующие трудоемкие процессы по их техническому контролю и перезаписи в 5-летних периодах на протяжении 35 лет. Такой порядок предусматривается приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526: «2.32. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы. В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов».

В-третьих, пролонгирует сроки хранения оригинальными примечаниями. Например, хранение «кредитных досье заемщиков» (ст. 13) прокомментировано «После исполнения обязательств по кредитному договору, окончания взаиморасчетов. При условии завершения проверки налоговыми органами».

Вывод. Особые примечания вынудят системно значимые кредитные организации России к разработке не только методологии, но и специальных решений, которые должны будут позволять отслеживать одновременно несколько процессов: 1) исполнение обязательств, 2) окончание взаиморасчетов и 3) проверку налоговых органов.

В-четвертых, в совместном приказе № 11/4274-У 482 отсутствует цельность и однозначность, необходимые в четком соотнесении информации к форматам бумажного или электронного носителей. Например, «лицевые счета (выписки из лицевых счетов) по всем счетам, кроме счетов по учету уставного капитала» (ст. 482) имеют примечание: «При условии завершения проверки налоговыми органам. Допускается хранение в электронном виде». При этом в Общих положениях совместного приказа четко установлено, что сроки хранения документов указаны, независимо от вида носителя.

Вывод. Расплывчатость требований к формату носителя информации повлечет для системно значимых кредитных организаций России трудозатраты по углубленному анализу всей норморегулирующей среды, предъявляемой к кредитным организациям, с последующей разработкой методологии, создания инструментов по фиксации форматов хранения, дальнейшей актуализации инструментов и их сопровождению.

В-пятых, совместный приказ № 11/4274-У обязывает системно значимые кредитные организации России хранить не только свои документы, но и документы, поступившие от присоединенных к нему банков и открытых акционерных обществ, со всеми обязательствами в отношении всех их кредиторов и должников.

В-шестых, совместный приказ № 11/4274-У внедряет в практику деятельности системно значимых кредитных организаций России критерии оценки деятельности, к которым относятся историческое и научное значения. Подобные значения практически не проецируются в практических плоскостях оценочных шкал рисков банков.

В-седьмых, срок хранения документов «до минования надобности», позволявший системно значимым кредитным организациям России утилизировать информацию на бумажном носителе без трудозатрат на составление и согласование актов о выделении к уничтожению, уточнен – «не может быть менее 1 года». Таким образом, колоссальные объемы черновиков, промежуточных вариантов и т.п., распечатанных на бумаге, отныне подлежат оперативному хранению, что приведет к загруженности офисного пространства в целом по системам банков. 

А вот чем опасен совместный приказ № 11/4274-У для системно значимых кредитных организаций в исполнении положения Банка России от 28.12.2012 № 395-П, положения Банка России от 10.02.2003 № 215-П с учетом изменений (указание Банка России от 04.03.2013 № 2975-У) и инструкции Банка России от 03.12.2012 № 139-И, речь пойдет на Круглом столе, организуемой Национальной ассоциацией офисных специалистов и административных работников при Торгово-промышленной Палате России.