Коллегия отметила, что органами Госархивной службы и госархивами достигнуты определенные успехи в развитии автоматизированного государственного учета. «Госучет архивных документов имеет трехуровневую структуру и осуществляется при помощи программного модуля «Фондовый каталог. Версия 5.0», установленного в Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и в отделах по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции облисполкомов, а также программного модуля «Учет. Версия 4.1», установленного в госархивах Республики Беларусь».
Источник:
http://archives.gov.by/index.php?id=news&item=488
А 21 ноября 2011 Росархив официально зарегистрировал российские федеральные государственные информационные системы ПК «Фондовый каталог» и «Архивный фонд».
Подробнее см.:
http://svdrokov.blogspot.com/2011/12/blog-post_04.html
Беларусь: Программный модуль «Фондовый каталог. Версия 5.0» установлен в Департаменте по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь и в отделах по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции облисполкомов. Программный модуль «Учет. Версия 4.1» – в госархивах Республики Беларусь.
Россия: ПК «Фондовый каталог» установлен в Росархиве (?) и, вероятно, в 89 «органах управления архивным делом субъектов Федерации». ПК «Архивный фонд» – в Росархиве (?) и «архивах всех уровней 84 субъектов РФ».
«Стратегия автоматизации архивной отрасли на ближайшую перспективу (2005-2010)», утвержденная приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине Республики Беларусь от 23 марта 2005 № 13, создание Государственного фондового каталога (2.2.) предназначала «для Белкомархива… для автоматизации процесса создания электронного Государственного фондового каталога и для поиска необходимой информации по заданным количественным и качественным критериям.
Электронный фондовый каталог представляет собой сетевую базу данных, логическим элементом которой является электронная карточка фонда, содержащая все атрибуты традиционной бумажной карточки фонда. Сетевая архитектура базы данных фондового каталога обеспечивает возможность многопользовательского режима работы, т.е. возможность работы с каталогом любого числа пользователей при условии создания локальной сети.
Программный пакет «Фондовый каталог» обеспечивает выполнение следующих автоматизированных функций: - создание и ведение электронных карточек фондов; - генерацию и печать карточки фонда; - экспорт-импорт электронных карточек фондов; - многоаспектный поиск фондов; - ведение электронной справки об архиве; - создание шаблона карточки фонда».
Источник:
http://archives.gov.by/index.php?id=133837
На заседании коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь 24 ноября 2011 отмечалось, что «Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации разрабатывается технология представления Государственного фондового каталога в сети Интернет».
Проект «Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации», размещенный на официальном сайте Росархива 1 февраля 2011, содержит состав программного обеспечения учетных баз данных и сводных учетных баз данных, перечень элементов описания архивных фондов для ведения госучета в автоматизированном режиме.
«3.1. Программным обеспечением учетных баз данных и сводных учетных баз данных для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме являются: - для государственных и муниципальных архивов – программный комплекс «Архивный фонд»; - для уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела – программный комплекс «Фондовый каталог»; - для Росархива – программный комплекс «Центральный фондовый каталог».
3.2. Для всех трех программных комплексов (далее ПК) перечень элементов описания архивных фондов государственного, муниципального архива для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме является единым».
Перечень элементов: «1. Элементы описания раздела «Архив»: - полное и сокращенное название уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела; - адрес уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела; - полное и сокращенное название архива; - адрес архива; - уровень и тип архива; - федеральный округ и субъект Российской Федерации; - паспорт архива.
2. Элементы описания раздела «Фонд»: - номер фонда; - полное и сокращенное название фонда; - тип и вид фонда; - тип документации фонда; - тип носителей документации фонда; - крайние даты документов фонда; - год первого поступления документов; - источник поступления и основание поступления документов; - движение и справка по движению документов фонда; - характеристика секретности, доступ и причина ограничения доступа к документам фонда; - объемные показатели по фонду; - количество описей в фонде; - исторический период; - собственность; - срок хранения; - сведения о переименовании фонда; - сведения о незадокументированных периодах; - сведения о фондовых включениях; - сведения об объединенном архивном фонде (ОАФ); - нахождение фонда в розыске; - историческая справка; - аннотация.
3. Элементы описания раздела «Описи: - номер описи; - название описи; - тип описи; - тип документации описи; - тип носителей документации описи; - крайние даты документов описи; - источник поступления и основание поступления документов; - движение и справка по движению документов описи; - характеристика секретности, доступ и причина ограничения доступа к документам описи; - объемные показатели по описи; - срок хранения; - количество экземпляров описи.
4. Элементы описания раздела «Движение документов»: - номер акта; - дата акта; - тип акта; - движение; - объект движения; - объемные показатели».
«4.1.9.2. На основании копий информационных массивов учетных баз данных «Архивный фонд», полученных от федеральных архивов, и копий информационных массивов сводных учетных баз данных «Фондовый каталог», полученных от уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, [Росархив] объединяет описания архивных фондов государственных и муниципальных архивов в сводной учетной базе данных «Центральный фондовый каталог», которая размещается в сети Интернет на сайте Росархива портала «Архивы России».
Источник:
http://archives.ru/projects/order_accountAF.shtml
Обратили ли вы внимание на отсутствие в элементах описания архивных фондов государственного, муниципального архива каких-либо общероссийских классификаторов в качестве справочников? Или «Единого классификатора документной информации Архивного фонда РФ». Впрочем, они могут быть «вложены» в решения…
О том, «хорошо» или «плохо» игнорировать нормативную базу России см.:
http://svdrokov.blogspot.com/2011/12/blog-post_03.html
А трехуровневая структура автоматизированного госучета документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, случайно, не схожа ли с составом перечня элементов архивных фондов государственного, муниципального архива для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации? Разделы: «Архив», «Фонд», «Опись». Да и в «Стратегии автоматизации архивной отрасли на ближайшую перспективу (2005-2010)» Республики Беларусь речь идет о «заданных количественных и качественных критериях»…
Фото obOFFsem.ru Mashadiana
Комментариев нет:
Отправить комментарий