Состав контейнера архивного электронного документа выявил бессмысленность Единого классификатора документной информации Архивного фонда РФ?

Как известно, основное свойство электронного документа заключается в его аутентичности. Это означает, что он является тем, чем претендует быть. Синонимом термина «аутентичный электронный документ» признается термин «подлинный электронный документ». Достоверным является электронный документ, содержание пакета информации которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

Для обеспечения достоверности электронного документа может применяться электронная подпись, или нотариальное удостоверение соответствия обязательных реквизитов объекта значимых данных описательной части пакета информации электронного документа в процессе обращения и хранения, согласованная экспертной комиссией организации или экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

Целостность электронного документа определяется полнотой и неизменностью его пакета информации. Чтобы быть полезным длительное время, документ должен содержать всю необходимую информацию, а также метаданные. Пригодным для использования является электронный документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен напрямую связываться с управленческой деятельностью или операцией, в результате которой был произведен.

Основные требования к электронному документу как объекту информационного взаимодействия в социальной среде: - фиксированность – функциональное свойство электронного документа, состоящее в том, что документ выражает содержащиеся в нем сведения независимо от формата представления; - доступность – свойство электронного документа, состоящее в том, что его формат представления обеспечивает физическую возможность измерения заданных параметров этого представления документа (содержания, атрибутов, технологии) заданными средствами в заданных точках за конечное время; -

целостность – свойство электронного документа, состоящее в том, что при любой его демонстрации заданные значения параметров формата представления соответствуют специфицированным требованиям; - легитимность – свойство электронного документа, состоящее в том, что формат его представления содержит параметры, объективно подтверждающие правомерность использованных на протяжении жизненного цикла технологий производства документа.

Электронные документы, подлежащие хранению, будут передаваться в архив организации в виде контейнеров, обеспечивающих их целостность по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему архива организации или на обособленных носителях однократной записи. Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой дел, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в архив организации должна осуществляться в структурных подразделениях организации в соответствующих информационных системах.

Контейнер электронного документа будет представлять из себя zip-архив (сжатую zip-папку), включающую: - электронный документ в формате архивного хранения с приложениями и электронными подписями; - метаданные документа. В контейнер электронного документа, подлежащий передаче в архив организации, включаются: - файл электронного документа в формате архивного хранения; - файлы приложений документа в формате архивного хранения, если они имеются и не включены в файл основного электронного документа; - файлы электронных подписей; - файлы проверки электронных подписей, подтверждающие положительный результат проверки электронной подписи;

- файл метаданных электронного документа в формате XML (для обеспечения последующей конвертации метаданных в информационную систему архива организации), включающий: 1) метаданные - реквизиты электронной регистрационной карточки документа и 2) метаданные, отражающие процессы управления электронным документом до момента его включения в информационную систему (публикации документа в системе).

Прикладное ПО (additional PO) – описание программ для отображения форматов, вывода текста на экран или его трансформации (сжатия). Оборудование (Instrumentation) – описание компьютерного оборудования. Объем памяти – описание объема памяти для открытия, сохранения и работы с файлом (memory_size). Размер файла (file_size). Имя файла (file name). Тип файла (file type). Название приложения, в котором был создан файл (application name). Кодировка, в которой был создан файл (file code).

Основная кодировка символов (symbol code). Основной язык документа (language). Справочные ссылки на первоисточники (link on source). Запрос на квитанцию (query receipt). При передаче файла, запрашивается подтверждение о принятии файла. Ответ на запрос на квитанцию (response on query receipt) – при получении файла, передается подтверждение о получении файла. Ключевые слова (Key words). Описание (description). Формат даты и времени (date format). Шаблон документа (document template) – ссылка на бланк документа. Отслеживание изменений (track changes) – фиксирует факт редактирования документа.

Ссылки на сопроводительные документы – добавляются по мере прохождения документом жизненного цикла (links on accompanying documents). Предмет (Subject) – элемент, описывающий предмет документа. Версия документа – текущая исполняемая версия документа (Version). Количество циклов (Editing cycles) – количество циклов, пройденных документов для получения какого-либо результата. Продолжительность редактирования (Editing Duration) – определяет период времени редактирования документа. Наименование/Номер вышестоящей организации (organization name).

Тип вышестоящей организации(organization type). Адрес вышестоящей организации (Address). Почтовый адрес (Post Address). Адрес э-почты. Веб-сайт (№ электронного паспорта ФГИС). Персона (ФИО) (Person). Наименование структурного подразделения организации (Name Structural Division). Индекс структурного подразделения организации (Structural Division ID). Наименование фонда (Name fond). Номер фонда (Number fond). Тип архива (type archival). Адрес архива (archival address). Тип персоны (person type). Должность/Звание, Ученая степень (post/rank/academic degree). Тип документа (document type). Вид документа (kind of document). Регистрационный номер (Registration number). Тип регистрационного номера (Registration number type).

Заголовок документа (title document). Дата подписания документа (Date Signature). Место подписания документа (Place Signature). Гриф ограничения в доступе (Stamp secret). Номер экземпляра документа (Document copy number). Индекс дела (bundle ID). Номера листа документа (document list number). Номер дела – номер дела по описи и номер дела по годовому разделу описи (Bundle number). Типовой перечень документов (Type list of documents). Номер описи (Inventory number). Архивохранилище номер (archival storage number).