Обновляемый ISO 15489-1, защемив «общественное пространство» в управлении документами, отнял у него копеечку

Загружено 6 октября 2010 justanonimus

Отзыв на проект N0014 ISOCD (2) 15489-1 draft (E) version 0.4 for comment ISO 15489-1 Information and documentation – Records management – Part 1: General

1) В представленном для обсуждения проекте ISO (подготовленным подкомитетом SC 11 «Archives/records management» Технического комитета ISO/TC 46 «Information and documentation») включены области регулирования управления документами во взаимосвязи с защитой прав и интересов физических лиц, доказательной базой для личной и культурной деятельности, а также поддержки личной и коллективной памяти.

Акцентируется повышенная необходимость в устойчивой цифровой среде, позволяющей специалистам-практикам управления документами учитывать более широкий спектр требований к документам, документным процессам и средствам их управления, выходящим за рамки традиционных организационных потребностей моделей бизнеса.

Подобный расширенный спектр предлагается рассматривать через призму (в т.ч.) «общественного пространства». Даже в составе «жизненно важных» метаданных документов, предусматривается «социальный контекст» как признак их происхождения и значимости.

Однако, несмотря на декларативное признание «общественного пространства» в среде управления документами, именно данная сфера и не вошла в их характеристики в качестве авторитетного свидетельства процессов деятельности: подлинность, надежность, целостность и пригодность для использования.

Отсутствует необходимость трансформации «общественного пространства» и в перечне работ по периодическому пересмотру требований к документам для их эффективного управления на этапах анализа и оценки бизнес контекста, доступности.

Таким образом, области деятельности, связанные с документированием защиты прав и интересов физических лиц, доказательной базы для личной и культурной деятельности, а также поддержки личной и коллективной памяти, размыты в соответствующих разделах проекта ISO 15489-1.

Предлагаю включить в раздел 5 подраздел 5.2.5 «Анализ общественного пространства». Кроме того, в разделе 5.4 раскрыть механизмы наложения ограничений в доступе к информации и проведения мониторинга соблюдения сроков ограничений.

2) Область применения обновляемого ISO 15489-1 распространяется на аудиторию, узко обозначенную разработчиками как «профессионалы управления документами». Учитывая международный характер стандарта, а также адаптированное практическое внедрение его предшественника (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования) в российскую практику,

предлагаю расширить аудиторию, включением в ее состав квалификационных должностей специалистов по результатам специально проведенного мониторинга по странам, адаптировавших этот ISO. Или запросить такую информацию у национальных подкомитетов SC 11 «Archives/records management» Технического комитета ISO/TC 46 «Information and documentation».

3) Разработчики проекта обновляемого ISO 15489-1 характеризуют его «самодостаточным ресурсом», содержащим рекомендации по аспектам управления документами других стандартов и технических отчетов. Как и в действующем варианте, в содержание «ресурса» вошел раздел, посвященный «Обучению».

Однако нормативные ссылки не подкрепляют этот раздел соответствующим стандартом, выходящим из области управления документами – ISO 10015:1999 Quality management – Guidelines for training (IDT).

Настоящий стандарт содержит руководящие указания, помогающие руководству и персоналу организации решать проблемы, связанные с обучением, устанавливает требования при идентификации и анализе потребностей в обучении, планировании и составлении программы обучения, проведении обучения, оценке результатов обучения, а также при мониторинге и улучшении процесса обучения для достижения поставленных целей.

Следует учитывать, что ISO 30301:2011 (R) разбивает направление деятельности, связанное с обучением, на три самостоятельных направления: компетентность, осведомленность и обучение. Данное обстоятельство может спровоцировать прецедент недопонимания идентификации задач обучения, описанных в разделе 8.4 проекта ISO 15489-1, включающих в себя совокупность процессных действий, обусловленных: постоянством, программностью, ответственностью, компетентностью в определенных операциях управления документами.

Предлагаю включить ISO 10015:1999 Quality management – Guidelines for training (IDT) в раздел «2 Нормативные ссылки» проекта ISO 15489-1.

4) Несмотря на заявленную разработчиками гармонизацию проекта ISO 15489-1 со стандартами серии 30300, его содержание противоречит некоторым документным процессам и средствам управления документами, сгруппированным по целям в ISO 30301:2011 (R).

Например, в цели по «созданию»: способ (какие, когда и каким образом) документы конкретных деловых процессов должны быть созданы и введены в систему управления; контрольная информация (метаданные) документов; форма и структура создания документа и ввода в систему; технологии создания документов и ввода в систему.

В цели «управления и контроля»: состав метаданных в рамках документных процессов, их сопряженность с документами и управляемостью; правила и условия для использования документов; обеспечение пригодности документов для использования; условия для администрирования и обеспечения сохранности документных систем.

Предлагаю включить в проект ISO 15489-1 прямые отсылки на пункты 8.2 с) 1 и 8.2 с) 2) ISO 30301:2011 (R).

В целом по проекту обновляемого ISO 15489-1 считаю необходимым рекомендовать полноправным членам подкомитета SC 11 «Archives/records management» Технического комитета ISO/TC 46 «Information and documentation» (с правом голоса от Российской Федерации) поддержать его на голосовании после редактирования.

Приложение: Template for comments and secretariat observations на 3 л.