Источник:
http://archives.ru/documents/letter-05-02-2014.shtml
Если открыть Единый порядок, то его наименование выглядит иначе: «Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог». Сам же документ имеет статус «проекта», а разработчиком выступает ООО Адапт. Назначение проекта – «повысить оперативность и результативность поиска архивной информации пользователями».
О деятельности ООО Адапт см.:
http://www.adapt.ru/
http://commfy.ru/company/0491529
Предлагаю вкратце рассмотреть некоторые позиции Единого порядка с точки зрения пользователя, четко названного в письме от 5 февраля 2014 № 4/242-Н, но, к сожалению, не раскрытого в своем содержании. То есть, пользователь с повышенной оперативностью и результативность поиска архивной информации – собственно говоря, кто конкретно?..
Разработчики Единого порядка отмечают: «Следует признать, что, несмотря на имеющийся богатый опыт нормативно-методического регулирования процессов ведения и обеспечения содержательной полноты архивной учетной документации и всех типов НСА в традиционной форме, в отечественной практике архивного дела отсутствуют какие-либо документы, регламентирующие процесс переноса и унификации учетных сведений из имеющейся усовершенствованной документации в автоматизированные системы по учету документов Архивного фонда (т. н. информационная лингвистика или лингвистический аппарат), соблюдения условий формализации информации, необходимых для функционирования информационно-поисковых систем с учетом методов информационной эвристики».
«Между тем программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» активно внедрялись и заполнялись в архивах, при этом каждое архивное учреждение вырабатывало собственные подходы в вопросе переноса информации в отраслевую учетную базу данных. Основным методом такого переноса являлся и является источниково-ориентированный, предусматривающий точное воспроизведение информации учетной документации в полях ПК «АФ» без учета специфики информационной среды (принцип единообразия) и правил работы с базами данных (нормализация баз данных)».
«Проблема отсутствия единообразия и унификации информации в отраслевых программных комплексах особо обострилась в связи с произошедшим изменением их правового статуса. Так, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, в 2011 г. ПК АФ и ФК были зарегистрированы в Реестре Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) и стали Федеральными государственными информационными системами (ПК АФ – ФГИС № 0163 от 21.11.2011); (ПК ФК – ФГИС № 0162 от 21.11.2011), что предъявляет к информации о документах Архивного фонда РФ, содержащейся в данных ПК, особые требования. В 2012 г. в связи с публичным представлением был изменен и статус ЦФК, который теперь рассматривается как своего рода публикация сводного каталога Архивного фонда».
Дополнительно см.:
http://svdrokov.blogspot.ru/2011/12/blog-post_04.html
http://svdrokov.blogspot.ru/2012/06/blog-post_28.html
«Единый порядок описывает процедуры заполнения совокупности полей программных комплексов («Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» (версий 4.3. и 5.0.)), входящих в Единую автоматизированную информационную систему по учету документов Архивного фонда Российской Федерации, для всех уровней учетной документации: - уровень описания «Архива» в целом (10 полей)… Источником информации для заполнения полей программных комплексов являются учетные документы архивов».
«1.2. Основные правила заполнения полей ПК АФ уровня «Архив». Карточка уровня «Архив» заполняется однократно в начале работы с ПК АФ и в дальнейшем не требует постоянной редакции. Заполнение текстовых полей карточки уровня «Архив» производится только на основании сведений уставных документов – Устава архивного учреждения, действующего на момент заполнения карточки.
Внесение исправлений в текстовые поля карточки возможно только в случае изменений названия и адресов архивного учреждения, а также наименования и адресов регионального органа управления архивным делом и на основании вновь оформленных уставных документов.
В текстовые поля уровня «Архив» (Полное наименование архива, Сокращенное наименование, Адрес, Название и адрес органа управления) информация вводится в точном соответствии с написанием, закрепленным в уставных документах… Содержательные фреймы внутри поля отделяются абзацем… Например: 185035, Республика Карелия, г. Петрозаводск, пл. Ленина, д. 2…»
«Полное наименование архива, органа управления архивным делом, а также адреса вводятся строчными (маленькими) буквами за исключением заглавных букв, которые используются в соответствии с написанием, закрепленным в уставных документах. Собственно название архивного учреждения заключается в кавычки «...»…
«Сокращенное название архива должно обязательно включать в себя аббревиатуру, определяющую правовой статус архивного учреждения. При этом все буквы в аббревиатурах – прописные (заглавные); один пробел ставится между аббревиатурой правового статуса и аббревиатурой собственно названия архивного учреждения. Аббревиатура названия заключается в кавычки «...». Если в часть названия, определяющую правовой статус включено название субъекта федерации, то оно пишется полностью».
Вот лично мне непонятно, чем руководствовались разработчики Единого порядка, подчеркивая «…в отечественной практике архивного дела отсутствуют какие-либо документы, регламентирующие… соблюдение условий формализации информации, необходимых для функционирования информационно-поисковых систем с учетом методов информационной эвристики».
Взять, к примеру, перечисляемый ими состав «типа документации»: Документы по личному составу, Документы личного происхождения, НТД (научно-техническая документация), Фотодокументы, Фонодокументы, Кинодокументы, Видеодокументы, Микроформы на правах подлинника, Машиночитаемые документы.
Ну не тип это! Не тип, а физическая форма, установленная ГОСТ 7.72-96: бумажный носитель, микроноситель (дополнительные сведения: негатив (без указания поколения, первого поколения, второго поколения), позитив (без указания поколения, первого поколения, второго поколения)), носитель на кинопленке (дополнительные сведения: черно-белый озвученный, черно-белый неозвученный, цветной озвученный, цветной неозвученный), магнитный носитель (дополнительные сведения: плотность записи 64 строк/мм, 32 строк/мм, плотность записи 8 строк/мм), перфоноситель, оптический (лазерный) носитель (дискретные и аналоговые данные), носитель на голографической основе. И каждая физическая форма обладает своим уникальным кодом из арабских цифр.
Что же касается НТД, то межгосударственными стандартами допускается на правах подлинника рассматривать оригинал НТД, микроформу НТД, машинограмму НТД, репрографическую копию НТД, электронную НТД и экземпляр НТД, изданный типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ, и лиц, ответственных за нормоконтроль и прием-передачу документированной информации по каналам связи.
А сама научно-техническая документация бывает: - графическая (чертежи, схемы, планы, микроформы (микрофиши и микрофильмы), машинограммы, электронные документы, документы, изданные типографским способом, видео- и фотодокументы, диаграммы, рисунки, мультимедийные комплекты и др.) и текстовая (научно-технические отчеты, спецификации, ведомости, реестры, кадастры, перечни, акты, программы, рекомендации, инструкции, паспорта).
Другой пример, самый легкий, относится к уровню описания «Архива» в целом (10 полей). Почему этот уровень не предусматривает уровни описания казенных учреждений архивной отрасли России, размещенный на официальном сайте информации о государственных (муниципальных) учреждениях?
Подробно см.:
http://www.bus.gov.ru/public/home.html
Напомню, что в соответствии с Федеральным законом от 8 мая 2010 № 83-ФЗ «О совершенствовании правового положения государственных (муниципальных) учреждений», c 1 января 2011 учреждения должны обеспечить открытость и доступность информации: - о себе, - своей деятельности, - своих планах, - своем закрепленном имуществе, - своих оказываемых бюджетных услугах, - стоимости своих бюджетных услуг.
Официальный сайт www.bus.gov.ru призван стать эффективным инструментом общественного контроля за деятельностью государственных и муниципальных учреждений, информировать общество об их деятельности, за исключением ограниченного объема сведений, составляющих государственную тайну РФ.
Публикуется следующая информация: - Общая информация о государственном (муниципальном) учреждении, включая информацию об учредителе учреждения, органе исполнительной власти, в ведении которого находится учреждение, основных видах деятельности учреждения, руководстве учреждения, реквизитах документов о государственной регистрации. - Плановые показатели финансового состояния учреждения, включая нефинансовые активы, финансовые активы и обязательства. - Плановые показатели по поступлениям и выплатам учреждения (с выделением целевых средств, предоставляемых учреждению из бюджета публично-правового образования).
Подробно см.:
http://svdrokov.blogspot.ru/2012/02/blog-post_16.html
Чем объясняется странный опыт в написании адреса «Архива»? Комедией «Ревизор»? Ведь порядок написания адреса установлен Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221, и имеет следующую последовательность: а) для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество; б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица); в) название улицы, номер дома, номер квартиры; г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.); д) название района; е) название республики, края, области, автономного округа (области); ж) название страны (для международных почтовых отправлений); з) почтовый индекс.
Применительно к примеру, приведенному в Едином порядке, он должен выглядеть следующим образом: Полное или краткое наименование архива; пл. Ленина, д. 2; Республика Карелия; 185035.
И самое, пожалуй, убийственное (с чередою иных множественных примеров)! Так это на странице 28 читаем: Поле «Делопроизводственный индекс». Текстовое поле для свободного ввода информации. При заполнении поля указывается делопроизводственный номер (индекс), если он имеется в описи. В начале поля знак № не ставится. Для описей, составленных до 1917 г., заполнение этого поля является обязательным, т.к. отсутствует порядковый номер дела по описи и данное поле является основным поисковым элементом. При заполнении поля обязательно указываются все особенности индекса дела, сохраняются все символы и пунктуация».
То есть разработчик Единого порядка заложил функцию не исполнять Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденных приказом Минкомсвязи от 2 сентября 2011 г. № 221.
В этом приказе установлено, что «процесс ввода документа должен обеспечить средства контроля, управления и функциональные возможности, позволяющие пользователям СЭД ФОИВ: - размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД ФОИВ (далее - классификационная схема)… В классификационной схеме СЭД ФОИВ должны быть предусмотрены разделы и подразделы, соответствующие разделам и подразделам номенклатуры дел ФОИВ».
Источник:
http://minsvyaz.ru/ru/doc/?id_4=637
Так может ли это текстовое поле быть свободным для ввода информации? При обязательных условиях применительно для описей, составленных до 1917 г., когда заполнение этого поля является обязательным. Это что же, демонстрируется крах интеграции СЭД источников комплектования с Архивным фондом?
Да, чтобы не забыть! В Едином порядке предусмотрено обязательство по привязке и ведению информации об ограничениях в доступе к архивным документам.
Подробно см.:
http://svdrokov.blogspot.ru/2013/09/blog-post_27.html
http://svdrokov.blogspot.ru/2012/05/30.html
Комментариев нет:
Отправить комментарий