Спасти источники комплектования Архивного фонда России, образующие НТД

В связи с приглашением, публично размещенным 7 февраля 2014 г. на официальном сайте Росархива, принять участие в обсуждении полноты раскрытия и возможности использования некоторых аналитических и научно-методических разработок 2013 года, представляю свои замечания и предложение к «Рекомендациям по совершенствованию порядка формирования и ведения списков (баз данных) источников комплектования НТД государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» (далее – Рекомендации). Составители Рекомендаций сотрудники ВНИИДАД канд. ист. наук И.В. Волкова (руководитель темы), канд. ист. наук П.А. Кюнг и ответственный исполнитель Н.Н. Новикова.

Выделяя объектом своей деятельности – перспективное формирование информационных ресурсов Архивного фонда РФ, – управленческий менеджмент государственных и муниципальных архивов приоритетное внимание уделял текущим (первичным) массивам информации, педалируя обеспечение, как правило, управленческих информационных потоков с целью создания единого информационного пространства организационно-распорядительной документации (дублирующего свойства) отраслевых источников комплектования.

К сожалению, такая сиюминутная актуальность «заказа» в локальном пространстве списков (баз данных) отраслевых источников комплектования способствовала демонстративному утрированию принципов и критериев научно-исторической экспертной оценки конечного результата их деятельности научно-технической истории предприятий и отраслей промышленности страны в целом.

Десятилетиями игнорировались глубокие изменения в формах собственности, правовой природе научно-технической деятельности, системе общественного заказа на изготовление продукции и превращение ее в коммерческий товар, поставившие перед организациями источниками комплектования Архивного фонда РФ ряд принципиально новых задач в области последовательного и систематического формирования своей истории научно-технической деятельности в России.

Отрадно, что в подразделе 1.2 «Акты, определяющие систему государственного учета и регистрации РНТД» первого раздела Рекомендаций, их составители в скомпонованном виде обозначили контуры: - законодательства, определяющего государственную политику в научно-технической сфере и учет разработок; - норм, определяющих порядок государственной регистрации и предоставления государственных органам НТИ информации о проведении НИР и ОКР; - норм, определяющих порядок учета и регистрацию научно-технической документации; - нормативных правовых актов, определяющих особый статус предприятий и учреждений; - планов и программ приватизации государственного и муниципального имущества; - правоотношений в области научно-исследовательских, опытно-конструкторских, технологических работ; - процедур ликвидации организации и предприятий; федеральных и иных программ, проектов и государственных контрактов в научной и научно-технической сферах, финансируемых за счет средств федерального, государственного или муниципального бюджета.

Однако эти контуры системы государственного учета и регистрации РНТД не раскрывают различий целей. В случае научно-технического анализа – выявления РНТД; в случае правового анализа – определения правообладателя на каждый выявленный РНТД, включая установление действительности документов, подтверждающих права правообладателя. В случае экономического анализа – определения коммерческой ценности и перспектив коммерческой реализации выявленных РНТД и прав на них.

Кроме отсутствия целей, Рекомендации отрешены от особенностей фиксации стоимостной формы собственности научно-технической деятельности и превращения ее в коммерческий товар, детализированной в свое время постановлением Правительства РФ от 6 марта 1998 г. № 283 «Об утверждении Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности».

Как известно, до 2004 г. Программа активно приводила национальную систему бухгалтерского учета в соответствие с требованиями рыночной экономики и международными стандартами финансовой отчетности. Для осуществления этой цели Минфином РФ была разработана Программа реформирования бухгалтерского учета и Концепция развития бухгалтерского учета на среднесрочную перспективу (2004-2010 гг.). В период ее реализации приказом от 19 ноября 2002 г. № 115н утверждено Положение по бухгалтерскому учету «Учет расходов на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы» (ПБУ 17/02).

Эти ПБУ предназначены для применения источниками комплектования Архивного фонда РФ, которые являются юридическими лицами по законодательству РФ и выполняют научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы собственными силами или выступают заказчиком таких работ по договору с исполнителем. Применяются они для учета затрат на НИОКР: - по которым получены результаты, подлежащие правовой охране, но еще не оформленные в установленном законодательством порядке; - по которым получены положительные результаты, но не подлежащие правовой охране в соответствии с нормами действующего законодательства.

При этом Минфином России определено, что для правильного отнесения выполняемых работ к научно-исследовательским следует руководствоваться определениями научной (научно-исследовательской), научно-технической деятельности и экспериментальных разработок, которые приведены в Федеральном законе от 23 августа 1996 г. № 127-ФЗ «О науке и государственной научно-технической политике».

Как видим, помимо опытно-конструкторских и технологических работ, ПБУ 17/02 регулирует достаточно широкий спектр научных разработок, к которым могут быть отнесены практически любые научные исследования и разработки. Пунктом 3-м предусмотрено, что это Положение не применяется к научно-исследовательским, опытно-конструкторским и технологическим работам, результаты которых учитываются в бухгалтерском учете в качестве нематериальных активов.

Напомню, что к нематериальным активам в соответствии с ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов», утвержденным приказом Минфина от 16 октября 2000 г. № 91н относятся исключительные права на изобретение, промышленный образец, полезную модель, программы для ЭВМ и т.п., подтвержденные патентом (свидетельством). Поэтому после получения в соответствии с Патентным законом от 23 сентября 1992 г. № 3517-1 (с изм.) охранного документа (патента, свидетельства), подтверждающего право организации на результат интеллектуальной деятельности, сумма затрат на НИОКР подлежит признанию первоначальной стоимостью нематериального актива.

Помимо игнорирования бухгалтерского учета расходов на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы источников комплектования Архивного фонда РФ, в Рекомендациях отсутствует контур нормативов, связанных с системой менеджмента качества организации, зависимой от применяемых процессов в выработке стратегического решения. Еще с 1 октября 2003 г. вступили в силу изменения № 1 в Государственный стандарт Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования», которые не предполагают единообразия в структуре систем менеджмента качества или документации.

Для успешного функционирования источники комплектования Архивного фонда РФ должны определить и осуществлять менеджмент многочисленных взаимосвязанных видов деятельности. Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая: - официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска; - анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов; - обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов; - обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения; - обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми; - обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой; - предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

Должна быть разработана документированная процедура для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей, документов.

ПРЕДЛАГАЮ:

В целях минимизации отрицательных последствий «Рекомендаций по совершенствованию порядка формирования и ведения списков (баз данных) источников комплектования НТД государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» на экономическую и финансовую деятельность источников комплектования Архивного фонда РФ, направить их на рецензию в одно из некоммерческих партнерств.

Например: саморегулируемую организацию аудиторов Некоммерческое партнерство «Аудиторская Палата России» (http://sroapr.ru/); саморегулируемую организацию аудиторов, действительному члену Международной Федерации бухгалтеров (IFAC) «Российскую Коллегию аудиторов» (http://www.rkanp.ru/?attempt=1); действительному члену Международной Федерации бухгалтеров (IFAC) «Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» (http://www.ipbr.org/).