«Достаточно перейти по… ссылке и в результатах поисковой выдачи можно будет обнаружить более сотни служебных документов в формате DOC и PDF. Естественно, их можно свободно скачать и просмотреть. Кроме того, если немного изменить запрос, то можно будет увидеть даже несколько документов под грифом «секретно».
Источники:
http://top.rbc.ru/society/27/07/2011/607511.shtml
http://supreme2.ru/google-dokumenty-organov/
http://www.itar-tass.com/c1/193124.html
Я вышел по указанным ссылкам, но в «ворохе» (!) «служебных документов в формате DOC и PDF» удалось найти буквально считанные документы, которые можно было условно отнести к «Для служебного пользования».
В связи с новостью, хочу поделиться знаниями предметной области, игнорируемые информационной безопасностью. Итак, к служебной информации ограниченного распространения (далее – СИОР) относится несекретная (открытая) информация, касающаяся деятельности, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
К служебной информации ограниченного распространения не относятся: - акты законодательства, устанавливающие правовой статус госорганов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; - сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
- описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес; - порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц; - решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке; - сведения об исполнении бюджета и использовании других госресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения; - документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
Выполнение операций с документами, содержащими СИОР, реализуется на всех стадиях их существования. ФОИВ определяют и документально фиксируют политику в области управления документами, содержащими СИОР. Целью этой политики является создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, содержащими СИОР, способными поддерживать деятельность структурных подразделений в течение установленного периода времени ограничений в обращении.
Внимание! В течение установленного периода времени ограничений в обращении. Запомните, пожалуйста…
На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих СИОР, проставляется пометка/гриф «Для служебного пользования». Определяются: - состав информации, подлежащей ограничению, срок ограничения, которые фиксируются в специальном Перечне информации (категорически не путать с Типовым Перечнем документов, образующихся в деятельности); - категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения; - порядок передачи СИОР другим органам и организациям; - порядок снятия пометки/грифа «ДСП» с носителей информации ограниченного распространения.
Необходимость проставления пометки/грифа «ДСП» на документах и изданиях, содержащих СИОР, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с Перечнем информации, подлежащей ограничению.
Внимание! Указанная пометка/гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Кроме того, проставляется номер пункта/статьи по Перечню информации, подлежащей ограничению и срок ограничения. Например:
Для служебного пользования
Экз. № 2
ст.34 Перечня информации, подлежащей ограничению
Срок ограничения 3 года
На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с пометкой/грифом «ДСП» указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и дата вывода на печать документа. Выведенные на печать и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации. Черновики и варианты уничтожаются с отражением факта уничтожения в учетных формах.
Документы с пометкой/грифом «ДСП» учитываются, как правило, отдельно от открытой документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими открытыми для обращения документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка/гриф «ДСП».
Порядок учета обращения документов с пометкой/грифом «ДСП» включает: - передачу их служащим подразделений под расписку в реестре; - пересылку их сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями по реестрам; - вывод на печать (тиражирование) только с письменного разрешения соответствующего руководителя, фиксируемые в реестре; - учет выведенных на печать документов осуществляется поэкземплярно в реестре; - хранение в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах), с указанием в топографических указателях.
При необходимости направления документов с пометкой/грифом «ДСП» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель-расчет рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
О порядке группировки документов с пометкой/грифом «ДСП» в дела, оформлении дел, их уничтожении, проверки наличия и выверки актуальности сроков ограничений документов, дел и изданий, оформлении учетных форм на утраченные документы/дела писать не буду… Это входит в состав нового специального курса Образовательного центра ЭЛАР.
Напишу о главном, о том, что постоянно забывается. При снятии пометки/грифа «ДСП» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки (указывается номер, дата соответствующего акта) и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись по расчет-рассылке. Факт снятия оформляется в учетных формах.
Внимание! Информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись, независимо от срока давности передачи. Запомните, пожалуйста…
Проблема совершенствования деятельности по управлению обращением документов со СИОР может быть решена применением специализированного модуля «Учет обращения документов со служебной информацией ограниченного распространения», разработанного Корпорацией ЭЛАР в рамках Системы автоматизации архивного дела.
Дополнительно см.:
http://www.vestarchive.ru/elektronnye-dokymenty/1226-avtomatizaciia-raboty-sovremennogo-arhivista-organizacii.html
Рассматривая «служебные и секретные документы властей РФ», которые «просочились в Google», обратите внимание на наличие универсальных идентификаторов в верхнем правом углу, а также полноту их реквизитов, учитывающих срок ограничения. Не поленитесь, откройте документы по ссылкам, убедитесь в мизерном составе реальных документов ДСП.
Ваш вывод о необходимости целенаправленного повышения квалификации государственных служащих подтвердил гендиректор «Лаборатории интеллектуального анализа данных» Иван Бегтин. Но он почему то связал это с культурой:
ОтветитьУдалить«выложенные документы показывают культурную безграмотность госслужащих. Многие бумаги – например, отчеты Счетной палаты – вообще-то публичны, они по закону предназначены для публикации в Сети. Внутри же ведомства, до публикации, они действительно носили гриф «для служебного пользования». В момент обнародования метаданные просто не были исправлены, и мы видим теперь совершенно обычные доклады под странными метками.
Что касается грифа «совершенно секретно», то тут все еще проще. В опубликованных «разоблачительных документах» «совершенно секретно» в основном стоит на инструкциях по оформлению таких материалов. Если открыть документ о бюджете, то там два раздела – «секретно» и «совершенно секретно», оба они пустые. Так что если действительно что-то найдут, скандал будет огромный, а так – вбросы и вбросы».
http://www.vz.ru/society/2011/7/27/510461.html
Культура не причем. Надо же такое придумать :) Отсутствуют квалификационные требования к навыкам служащих. Не найдем их и в требованиях к исполнению должностных обязанностей.
ОтветитьУдалитьКстати, на некоторых документах, якобы ДСП, выложенных в сети, указаны инвентарные номера. Открою «тайну»: по этим инвентарным номерам можно достоверно установить ФИО, от которого «ушла» информация. Только кто эти будет заниматься то?.. Но знать рекомендуется.
Безопасники не занимаются организацией работы с документами ДСП, а только "дурака валяют" с проверками, не понимая чего проверяют, кроме моли в шкафах :) Любопытно, что в своих инструкциях подчеркивают необходимость организационных мероприятий. Каких, спросите вы их. Не ответят. Будут «пургу» гнать про информационную безопасность, применимую к железякам, охранной сигнализации и т.п.
Единственно, в начале 90-х прошлого века была ими (вернее, "смежниками") разработана инструкция по протоколированию совещаний с зарубежными представителями (она до сих пор действует). Следует признать актуальность этого норматива и на сегодняшний день. Потому как утеряны навыки ведения и составления протокола. Довелось даже видеть "технический протокол встречи" :)
Современные системы автоматизации делопроизводства не управляют снятием ограничений в доступе (и не абы снятие, а автоматизированное формирование основных учетных документов). Эта задача решена в модуле СААД-ЭЛАР. Вообще то специализированный курс Образовательного центра ЭЛАР - своеобразный симбиоз теории "поры далекой" (но позабытой) с текущими практическими потребностями...