Дойдет ли до цифровой России опыт цифровой Японии в необходимости четкой идентификации наименований электронных документов/файлов и их систематизации (file-naming) для последующего хранения?..

Национальный Архив Японии запросил 39 министерств и ведомств о содержании около 200 тыс. официальных документов за период 2016-2017, поскольку их названия были настолько расплывчатыми, что не представлялось возможным установить ценность для дальнейшей сохранности. В ответ же некоторые правительственные чиновники заявили, что названия файлов официальных документов были намеренно скрыты в попытке помешать широкой общественности обращаться к правительству с просьбами раскрыть документы в рамках системы свободы информации. «Мы опасались, что если содержание документов можно будет легко найти по их наименованиям, то представителям общественности будет легче требовать их раскрытия. Мы опасались, что станем объектом критики на основе раскрываемой информации», – сказал один из бывших чиновников.

Ранее Майнити Симбун подтвердил, что Минобороны Японии добавило дополнительные пояснения примерно к 40 тыс. документов, названия которых, по признанию министерства, были расплывчатыми. В настоящее время министерство изучает названия файлов своих внутренних документов. Все это свидетельствует о том, что все правительство, как правило, использует расплывчатые названия файлов для официальных документов. Однако на правительственные министерства и ведомства оказывается все большее давление с тем, чтобы они изменили свое понимание важности раскрытия информации.

В задачи Национального архива Японии входит отбор и хранение официальных документов, имеющих историческую ценность. Предполагается, что правительственные министерства и ведомства должны определять как долго должен храниться каждый официальный документ и должен ли документ быть удален или передан в Национальный архив по истечении срока его хранения. Кабинет Министров, который обладает юрисдикцией в отношении Закона об управлении государственными архивами, поручило Национальному архиву следить за тем, чтобы исторически ценные документы не классифицировались как документы, подлежащие безусловному уничтожению.

Дополнительно см.:
http://www.archives.go.jp/english/index.html 
https://twitter.com/JPNatArchives/ 

Национальный архив Японии решает какие официальные документы должны быть сохранены или уничтожены, основываясь в основном на списках министерств и ведомств, являющихся источниками комплектования. А наименования файлов официальных документов опубликуются правительством в Интернете. В тех случаях, когда Национальный архив не может оценить необходимость сохранности официальных документов исходя по их наименованиям, он запрашивает информацию об их содержании у соответствующих министерств и ведомств.

Так, Национальный архив Японии запросил министерства и ведомства об официальных документах в 116843 случаях в 2016 и в 84277 случаях на 2017 финансовые годы. В большинстве таких случаях сотрудники архива не смогли понять содержания документов из-за их расплывчатых названий, таких как «документы, касающиеся конференции» и «прочее». По статистике, на 201120 случаев запросов, которые были сделаны, на Минобороны пришлось самое большое число – 108080, министерство здравоохранения, труда и социального обеспечения – 15874, Минфин – 13238, земледелия, инфраструктуры, транспорта и туризма – 11769, сельского хозяйства, лесного и рыбного хозяйства –10568.

Правительство Японии начало раскрывать названия файлов административных документов на своем вебсайте «Электронное правительство»

http://www.e-gov.go.jp/en/index.html

с апреля 2001 во исполнение Закона об управлении государственными архивами в целях содействия использованию общественностью системы свободы информации. Однако преднамеренное использование расплывчатых названий файлов в официальных административных документах негативно сказывается на работе правительства. 

«Абстрагирование наименований файлов препятствует осуществлению людьми своего права на информацию, а также негативно влияет на классификацию исторически ценных документов и препятствует эффективному административному управлению», – сказал эксперт Масаси Котани, который ранее возглавлял Общество делопроизводству Японии.

https://www.rmsj.jp/rmsj-english-page/ 

«Для улучшения управления официальной документацией необходимо изменить осведомленность сотрудников министерств и ведомств, а также пересмотреть практику назначения специализированных должностных лиц».

Источник:
https://mainichi.jp/english/articles/20180806/p2a/00m/0na/030000c

Фото: Tokyo's Chiyoda Ward on March 9, 2018. (Mainichi)