Украина: прорыв в классификации УСД или отрыв от межгосударственного сопряжения?

Разработка проекта «Концепции пересмотра структуры и содержания государственного классификатора управленческой документации (ГКУД, ГК 010-98)» осуществлялась Украинским научно-исследовательским институтом архивного дела и документоведения согласно плану научно-исследовательских работ на 2010 г. 23 декабря запланировано представление документа, доработанного по замечаниям, Техническому комитету стандартизации «Информация и документация» (ТК 144) для обсуждения и включения в «Планы национальной стандартизации на 2011 г.».

Источник: http://undiasd.archives.gov.ua/index.php?m=23
http://undiasd.archives.gov.ua/doc/DKUD.Pojasniuvalna.zapiska.pdf

«Государственный классификатор управленческой документации» (ГК 010-96) Украины разработан Госстандартом Украины вместо «Общесоюзного классификатора управленческой документации» (ОКУД). Изменения в составе и содержании отдельных классов документации обусловили его доработку и повторное издание ГКУД Госстандартом в 1999 г. (ГК 010-98). Эта редакция ГКУД действует в Украине и поныне.

Объектами классификации в ГКУД являются государственные (межведомственные, межотраслевые) унифицированные формы документов (УФД), которые утверждаются министерствами, государственными комитетами или другими учреждениями- разработчиками унифицированных систем управленческой документации.

В ГКУД приведены названия и кодовые обозначения УФД, входящие в утвержденные унифицированные системы документации (УСД). ГКУД является перечнем УФД с их уникальными кодовыми обозначениями. Каждому номинальному виду управленческого служебного документа предоставляется код/цифра, благодаря чему он в условиях реализации автоматизированной информационной системы может быть быстро разыскан по информационно-поисковому признаку.

Пересмотр ГКУД обусловлен, прежде всего, потребностями кодирования современных УФД (видов управленческих документов) для электронного документооборота. Кодовое обозначение УФД служит одним из поисковых признаков и должен фиксироваться в метаданных электронного документа.

Комментарий (Сергей Вл. Дроков): далее рассматриваются спорные положения с точки зрения российской теории и практики классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

Реорганизация структуры ГКУД предусматривает, в частности, изъятие определенных классов из классификатора, поскольку они не являются управленческими. Классами управленческой документации в современном документоведении Украины считаются только те, которые содержат служебные управленческие документы. Эти документы обеспечивают выполнение функции управления и создаются во всех или большинстве юридических лиц. Такие классы, как торговая, внешнеторговая, ресурсная, ценообразование, бытовое обслуживание населения, словарно-справочная документация управленческими не считаются.

Комментарий (Сергей Вл. Дроков): Международный ISO 15489-1-2001. Information and documentation. Records management предусматривает системный подход к управлению документами, позволяющий организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами образует информационный ресурс, поддерживающий оперативную и последующую деятельность, отдельные решения, а также обеспечивающий подотчетность всем заинтересованным сторонам.

Соответственно, может ли приказ по основной деятельности, например, фиксирующий управленческое решение по взаимоотношениям, не подкрепляться видовым составом УФД, реализующих данное управленческое решение? Почему подкрепление выводится из сферы унификации? Кроме того, игнорируются принципы ISO 9000:2008, ISO 9004:2009, ISO/TR 10013?

Необходимостью для отдельных классов управленческой документации является уменьшение уровня детализации названия УФД. Например, вместо позиции «Устав корпорации, концерна, ассоциации, компании», «Устав производственного объединения», «Устав предприятия» целесообразнее зафиксировать единую УФД «Устав юридического лица».

Источник: http://undiasd.archives.gov.ua/doc/DKUD.Dodatok2.pdf

Комментарий (Сергей Вл. Дроков): в России применение опыта Украины в отказе учитывать конкретную форму собственности в привязке к виду документа, созданному юридической организацией, будет противоречить Общероссийскому классификатору форм собственности (ОКФС) ОК 027-99.

ОКФС предназначен для формирования информационных ресурсов, регистров, реестров и кадастров, содержащих сведения о субъектах гражданского права; решения аналитических задач в области статистики, в системе налогообложения и других сферах экономики, связанных с управлением и распоряжением имуществом; обеспечения совместимости информационных систем, проведения автоматизированной обработки технико-экономической и социальной информации; анализа и прогнозирования социально-экономических процессов, разработки рекомендаций по регулированию экономики.