При оценке возможностей имеющейся СЭД в конкретном ФОИВ предлагаю задаться целью получить автоматически сгенерированный ответ на вопрос «Управляет ли СЭД ФОИВ всеми документами (кроме гостайны), включая их проекты, документальных фондов ФОИВ»?
Ведь именно с этого начинается описание процессов ДОУ в СЭД ФОИВ. А раздел V постановления Правительства РФ от 15 июня 2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» устанавливает прямую зависимость образующихся в процессе деятельности ФОИВ документов с документальным фондом организации.
Состав документального фонда ФОИВ, как известно, представлен данной структурой:
Организация системы управления. Руководство
Организация системы управления. Организационные основы управления
Организация системы управления. Контроль
Организация системы управления. Правовое обеспечение деятельности
Организация системы управления. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
Планирование деятельности. Прогнозирование
Планирование деятельности. Текущее планирование
Планирование деятельности. Ценообразование
Финансирование деятельности. Финансирование, кредитование
Учет и отчетность. Бухгалтерский учет и отчетность
Учет и отчетность. Статистический учет и отчетность
Экономические, научные, культурные и иные связи. Организация связей
Экономические, научные, культурные и иные связи. Осуществление связей
Информационное обслуживание. Сбор (получение) информации, маркетинг
Информационное обслуживание. Распространение информации, реклама
Трудовые отношения. Организация труда и служебной деятельности
Трудовые отношения. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
Трудовые отношения. Охрана труда
Кадровое обеспечение. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
Кадровое обеспечение. Установление квалификации работников
Кадровое обеспечение. Повышение квалификации работников
Кадровое обеспечение. Награждение
Материально-техническое обеспечение. Снабжение деятельности
Материально-техническое обеспечение. Организация хранения материально-имущественных ценностей
Административно-хозяйственные вопросы. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
Административно-хозяйственные вопросы. Эксплуатация зданий, помещений
Административно-хозяйственные вопросы. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
Административно-хозяйственные вопросы. Обеспечение безопасности организации
Социально-бытовые вопросы. Социальное страхование
Социально-бытовые вопросы. Жилищно-бытовые вопросы
Социально-бытовые вопросы. Организация досуга
Деятельность первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений). Организация деятельности
Деятельность первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений). Осуществление деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений)
Научно-исследовательская деятельность. Экспертиза и организация реализации международных федеральных и региональных научных и научно-технических программ и проектов
Научно-исследовательская деятельность […]
Разработка технологических процессов. Организация и координация проведения опытно-технологических и технологических работ
Разработка технологических процессов […]
Конструирование изделий промышленного производства. Организация и координация конструкторской работы
Конструирование изделий промышленного производства […]
Проектирование объектов недвижимости. Организация градостроительных, проектных и проектно-изыскательских работ
Проектирование объектов недвижимости […]
Разработка, учет и охрана объектов интеллектуальной собственности. Объекты промышленной собственности
Разработка, учет и охрана объектов интеллектуальной собственности […]
Учет и мониторинг природных ресурсов. Мониторинг земных недр, создание и ведение государственного кадастра месторождений и проявлений полезных ископаемых
Учет и мониторинг природных ресурсов […]
Строительство, реконструкция, реставрация и ремонт объектов недвижимости. Создание и ведение (отраслевых) реестров и кадастров объектов недвижимости
Строительство, реконструкция, реставрация и ремонт объектов недвижимости […]
Производство. Организация производства
Производство […]
Технический надзор за промышленной безопасностью производственных объектов и установок. Технический надзор за промышленной безопасностью опасных производственных объектов
Технический надзор за промышленной безопасностью производственных объектов и установок […]
Качество и безопасность продукции
Техническая регламентация, сертификация, метрологическое обеспечение производства. Техническая регламентация и стандартизация производства продукции
Техническая регламентация, сертификация, метрологическое обеспечение производства […]
Охрана окружающей природной среды. Организация мониторинга и экологического контроля за состоянием окружающей среды
Охрана окружающей природной среды […]
Автоматизированные системы. Организация работ по проектированию и созданию автоматизированных систем (АС), банков (АбнД) и баз данных (БД) научно-технического и производственного назначения
Автоматизированные системы. Проектирование и создание АС, АбнД и БД
Автоматизированные системы. Эксплуатация и модернизация АС, АбнД и БД
Для ответа на вопрос «Управляет ли СЭД ФОИВ всеми документами (кроме гостайны), включая их проекты, документальных фондов ФОИВ» группируем №№ статей используемых в конкретном уровне структуры.
Например:
Организация системы управления. Руководство
1а, 1б, 2а, 2б – 18а, 18б, 18в, 18г, 18д, 18е, 18ж, 18з, 18и, 18к, 18л, 19а, 19б, 19в – 22а, 22б – 25а, 25б – 27а, 27б, 28а, 28б – 35.
И делаем выборку из имеющегося СЭД на предмет подтверждения наличия документов (включая их проекты) с привязкой к электронной карточке документа, дела и индекса структурного подразделения. Пусть хотя бы за один завершенный год (завершение, как известно, подтверждается автоматически сформированной итоговой записью к сводной номенклатуре). Автоматически сгенерированные выводы вас потрясут! :) Только не забудьте проверить состав и наличие документального фонда по всей его структуре.
А особенно:
Автоматизированные системы. Организация работ по проектированию и созданию автоматизированных систем (АС), банков (АбнД) и баз данных (БД) научно-технического и производственного назначения
Автоматизированные системы. Проектирование и создание АС, АбнД и БД
Автоматизированные системы. Эксплуатация и модернизация АС, АбнД и БД
О том, как проверить возможности имеющейся в наличии СЭД о наследовании сроков хранения документов, их пролонгации или изменения, будет время, напишу. Раскрою «тайну» почему в Требованиях годовые разделы сводных описей дел постоянного срока поименованы «годовыми разделами документов постоянного срока хранения для передачи на хранение в государственные архивы». Следите за блогом…
Фото: http://sky-full-moon.narod.ru/ @Полнолуние@
Комментариев нет:
Отправить комментарий