Поможет ли «раздвоение» сблизить воспоминания наций?

24 ноября 2011 на заседании коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь был рассмотрен вопрос о работе госархивов по развитию системы автоматизированного госучета документов Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Коллегия отметила, что органами Госархивной службы и госархивами достигнуты определенные успехи в развитии автоматизированного государственного учета. «Госучет архивных документов имеет трехуровневую структуру и осуществляется при помощи программного модуля «Фондовый каталог. Версия 5.0», установленного в Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и в отделах по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции облисполкомов, а также программного модуля «Учет. Версия 4.1», установленного в госархивах Республики Беларусь».

Источник:
http://archives.gov.by/index.php?id=news&item=488

А 21 ноября 2011 Росархив официально зарегистрировал российские федеральные государственные информационные системы ПК «Фондовый каталог» и «Архивный фонд».

Подробнее см.:
http://svdrokov.blogspot.com/2011/12/blog-post_04.html

Беларусь: Программный модуль «Фондовый каталог. Версия 5.0» установлен в Департаменте по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь и в отделах по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции облисполкомов. Программный модуль «Учет. Версия 4.1» – в госархивах Республики Беларусь.

Россия: ПК «Фондовый каталог» установлен в Росархиве (?) и, вероятно, в 89 «органах управления архивным делом субъектов Федерации». ПК «Архивный фонд» – в Росархиве (?) и «архивах всех уровней 84 субъектов РФ».

«Стратегия автоматизации архивной отрасли на ближайшую перспективу (2005-2010)», утвержденная приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине Республики Беларусь от 23 марта 2005 № 13, создание Государственного фондового каталога (2.2.) предназначала «для Белкомархива… для автоматизации процесса создания электронного Государственного фондового каталога и для поиска необходимой информации по заданным количественным и качественным критериям.

Электронный фондовый каталог представляет собой сетевую базу данных, логическим элементом которой является электронная карточка фонда, содержащая все атрибуты традиционной бумажной карточки фонда. Сетевая архитектура базы данных фондового каталога обеспечивает возможность многопользовательского режима работы, т.е. возможность работы с каталогом любого числа пользователей при условии создания локальной сети.

Программный пакет «Фондовый каталог» обеспечивает выполнение следующих автоматизированных функций: - создание и ведение электронных карточек фондов; - генерацию и печать карточки фонда; - экспорт-импорт электронных карточек фондов; - многоаспектный поиск фондов; - ведение электронной справки об архиве; - создание шаблона карточки фонда».

Источник:
http://archives.gov.by/index.php?id=133837

На заседании коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь 24 ноября 2011 отмечалось, что «Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации разрабатывается технология представления Государственного фондового каталога в сети Интернет».

Проект «Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации», размещенный на официальном сайте Росархива 1 февраля 2011, содержит состав программного обеспечения учетных баз данных и сводных учетных баз данных, перечень элементов описания архивных фондов для ведения госучета в автоматизированном режиме.

«3.1. Программным обеспечением учетных баз данных и сводных учетных баз данных для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме являются: - для государственных и муниципальных архивов – программный комплекс «Архивный фонд»; - для уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела – программный комплекс «Фондовый каталог»; - для Росархива – программный комплекс «Центральный фондовый каталог».

3.2. Для всех трех программных комплексов (далее ПК) перечень элементов описания архивных фондов государственного, муниципального архива для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме является единым».

Перечень элементов: «1. Элементы описания раздела «Архив»: - полное и сокращенное название уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела; - адрес уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела; - полное и сокращенное название архива; - адрес архива; - уровень и тип архива; - федеральный округ и субъект Российской Федерации; - паспорт архива.

2. Элементы описания раздела «Фонд»: - номер фонда; - полное и сокращенное название фонда; - тип и вид фонда; - тип документации фонда; - тип носителей документации фонда; - крайние даты документов фонда; - год первого поступления документов; - источник поступления и основание поступления документов; - движение и справка по движению документов фонда; - характеристика секретности, доступ и причина ограничения доступа к документам фонда; - объемные показатели по фонду; - количество описей в фонде; - исторический период; - собственность; - срок хранения; - сведения о переименовании фонда; - сведения о незадокументированных периодах; - сведения о фондовых включениях; - сведения об объединенном архивном фонде (ОАФ); - нахождение фонда в розыске; - историческая справка; - аннотация.

3. Элементы описания раздела «Описи: - номер описи; - название описи; - тип описи; - тип документации описи; - тип носителей документации описи; - крайние даты документов описи; - источник поступления и основание поступления документов; - движение и справка по движению документов описи; - характеристика секретности, доступ и причина ограничения доступа к документам описи; - объемные показатели по описи; - срок хранения; - количество экземпляров описи.

4. Элементы описания раздела «Движение документов»: - номер акта; - дата акта; - тип акта; - движение; - объект движения; - объемные показатели».

«4.1.9.2. На основании копий информационных массивов учетных баз данных «Архивный фонд», полученных от федеральных архивов, и копий информационных массивов сводных учетных баз данных «Фондовый каталог», полученных от уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, [Росархив] объединяет описания архивных фондов государственных и муниципальных архивов в сводной учетной базе данных «Центральный фондовый каталог», которая размещается в сети Интернет на сайте Росархива портала «Архивы России».

Источник:
http://archives.ru/projects/order_accountAF.shtml

Обратили ли вы внимание на отсутствие в элементах описания архивных фондов государственного, муниципального архива каких-либо общероссийских классификаторов в качестве справочников? Или «Единого классификатора документной информации Архивного фонда РФ». Впрочем, они могут быть «вложены» в решения…

О том, «хорошо» или «плохо» игнорировать нормативную базу России см.:
http://svdrokov.blogspot.com/2011/12/blog-post_03.html

А трехуровневая структура автоматизированного госучета документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, случайно, не схожа ли с составом перечня элементов архивных фондов государственного, муниципального архива для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации? Разделы: «Архив», «Фонд», «Опись». Да и в «Стратегии автоматизации архивной отрасли на ближайшую перспективу (2005-2010)» Республики Беларусь речь идет о «заданных количественных и качественных критериях»…

Фото obOFFsem.ru Mashadiana

Да здравствует «КАИС» – «комплексная автоматизация архивов» России!?

На официальном сайте Росархива размещены две новости. О состоявшемся 15-17 июня 2011 заседании НМС архивных учреждений Уральского федерального округа (г. Тюмень).

Источник:
http://archives.ru/press/170611_nms.shtml

Ради любопытства следует отметить, что на заседании присутствовали представители двух коммерческих организаций (ОСГ «Рекордз Менеджмент» и «Альт-Софт»). И если первой было предоставлено слово «о характере, целях и задачах деятельности негосударственных архивов», то второй, судя по краткому описанию задач и целей НМС на сайте Росархива (в ред. от 15 июля 2011), уготована «роль» «рояля в кустах».

Впрочем, на официальном сайте питерского ЗАО «Альт-Софт» размещена презентация выступления в Тюмени:
http://www.altsoft.spb.ru/index.php?option=com_content&task=view&id=252&Itemid=3

«Рояль» (по «сценарию» подачи информации Росархивом) «заиграл» 19-24 июня 2011 во Владивостоке на заседании НМС архивных учреждений Дальневосточного федерального округа.

Источник:
http://archives.ru/press/240611_nms.shtml

Представитель ЗАО «Альт-Софт» презентовал «компьютерную программу КАИС, обеспечивающую комплексную информатизацию архива, объединение созданных в нем различных электронных ресурсов в единую БД и их представление в сети Интернет».

Если внимательно ознакомиться с 3-м разделом «Создание учетных БД и автоматизированного НСА» плановых показателей основных направлений и результатов деятельности на 2011 г. государственных архивов субъектов РФ, муниципальных архивных учреждений, архивных учреждений РФ (сводный), подписанных почему то Руководителем В.П. Козловым,

См.:
http://svdrokov.blogspot.com/2011/07/blog-post_7242.html

то остается лишь посетовать на отсутствие агрегированной информации о текущем положении дел и перспективах информатизации архивной отрасли России. Впрочем, «если звезды зажигаются, значит это кому-нибудь нужно»… Да и первая часть названия презентации представителя ЗАО «Альт-Софт» звучит как «Комплексная информатизация архивов…», что несомненный прорыв за долгие годы. :)

Источник:
http://www.altsoft.spb.ru/index.php?option=com_content&task=view&id=253&Itemid=3

На расширенном заседании коллегии Росархива от 12 февраля 2009 «О внедрении ПК «Архивный фонд» (4-версия) – основы системы автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации», говорилось о том, что «При создании программного продукта, как и в любом новом и сложном деле, нельзя на 100 % предвидеть все трудности, которые могут возникнуть во время работы с ПК «Архивный фонд» (4-я версия). В связи с чем в период внедрения Росархив планирует накапливать сведения как о ходе внедрения новой версии ПК в работу государственных и муниципальных архивов, так и предложения и замечания по ее усовершенствованию. В дальнейшем, в случае необходимости, совместно с разработчиком будет решаться вопрос по дальнейшей модернизации данного программного продукта».

Источник:
http://www.rusarchives.ru/news/kol120209_a.shtml

Никто из коллег не видел свода предложений и замечаний по усовершенствованию ПК «Архивный фонд» (4-я версия)?.. Рванем навстречу «новым звездам» «дорогой Гагарина»? :)

«Педикулез» идентификации объектов правоотношений архивного дела России

Внедряемая система единых классификаторов МЭДО заставляет вернуться к вопросу о важности однозначной идентификации учредителя и его федеральных казенных учреждений архивной отрасли России вкупе с источниками комплектования через буквенно-цифровое представление.

При разработке одного из единых классификаторов МЭДО заявлена необходимость его привязки к ОКОГУ в части ФОИВ, входящих в первый раздел ОКОГУ «Органы государственной власти и местного самоуправления, объединения предприятий и организаций» и составляющих классификационную группировку 13000 «Исполнительная власть РФ» (коды 13100 – 13399). ФОИВ в ОКОГУ в соответствии с законодательством РФ подразделяется на:

- федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент РФ, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам, - классификационная группировка 13100 с использованием серии кодов 13110 - 13199;

- федеральные министерства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство РФ, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам, - классификационная группировка 13100 с использованием серии кодов 13110 - 13399;

- федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство РФ, - классификационная группировка 13370 с использованием серии кодов 13371 - 13399.

Код ФОИВ по ОКОГУ состоит из пяти знаков:

- первый знак – 1 – обозначает ФОИВ;
- второй знак – 3 – обозначает исполнительную власть РФ;
- третий знак – 1, 2 или 3 – обозначает группу ФОИВ в соответствии с установленной законом классификацией;
- четвертый и пятый знаки – код ФОИВ.

Например, 13231 – код Федерального архивного агентства (Росархив), где:
1 - обозначение ФОИВ;
3 - исполнительная власть РФ;
2 - федеральные министерства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство РФ, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
31 - код Росархива.

Идентификация Росархива: ОКОГУ13231.

Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведении и применении общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области, утвержденное постановлением Правительства РФ от 10 ноября 2003 г. № 677 (в ред.) устанавливает:

«6. Применение общероссийских классификаторов является обязательным при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов, а также при межведомственном обмене информацией и в других случаях, установленных законодательством РФ. Общероссийские классификаторы используются в правовых актах в социально-экономической области для однозначной идентификации объектов правоотношений.

7. Применение общероссийских классификаторов обеспечивается путем:
- прямого использования общероссийских классификаторов без изменения принятых в них кодов и наименований позиций;
- включения в общероссийские классификаторы дополнительных объектов классификации и классификационных признаков, не нарушающих коды и наименования позиций общероссийских классификаторов и предусмотренных в них резервных позиций».

Пункт 3.6.18. «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 определяет состав реквизитов при оформлении обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Среди них, не случайно, числятся «обозначения кодов государственного архива и организации».

Осталось выяснить:

- соответствие архивных справочников ПТК «Архивный фонд», который «создает возможность ведения государственного учета в автоматизированном виде», и представляет собой «универсальное программное обеспечение, позволяющее каждому архиву создать автоматизированную информационную систему, охватывающую все основные функции архивной работы…» постановлению Правительства РФ от 10 ноября 2003 г. № 677 (в ред.).

Источник: http://archives.ru/international/ica/tarasov_0910_ru.shtml

- как будет осуществляться перевод кода ФОИВ (источника комплектования Архивного фонда России) по ОКОГУ, состоящего из пяти знаков, в наименование и номер фонда при «централизованном приеме, хранении и организации использования электронных документов из федеральных министерств и ведомств, использующих систему электронного документооборота и включенных в систему Межведомственного электронного документооборота (МЭДО), и других организаций – источников комплектования» в Центр хранения электронных документов (ЦХЭД).

Источник: http://archives.ru/sites/default/files/Programm_inform_2011.doc

Коды государственных архивов и их источников комплектования: разыскиваются в ПК «Архивный фонд»

Пункт 3.6.18. «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (документ «невнятного» статуса: то ли проект, то ли «не проект») устанавливает состав реквизитов при оформлении обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Среди них, не случайно, числятся «обозначения кодов государственного архива и организации» (См. рисунок 1 снизу вверх).

Важности однозначной идентификации организаций, как государственных федеральных архивов, так и их источников комплектования, через буквенно-цифровое представление, можно посвятить целое исследование, с привлечением законодательства России. Однако, и где она (однозначность) в ПК «Архивный фонд»? (См. рисунок 2)

Источник: http://archives.ru/coordination/koll/doclad260210.shtml

В качестве наглядной иллюстрации удобного поискового интерфейса для исследователя, предлагаю ознакомиться с опытом экспериментальной комплексной информационной системы Национального архива Польши. Обратите внимание, насколько понятна привязка номеров фондов на примере Государственного архива г. Варшавы (См. рисунок 3). Не говоря уже о внятном описании деятельности, услуг и состава данного конкретного архива (http://szukajwarchiwach.pl/72/)

Источник: http://szukajwarchiwach.pl/