Доступен доклад Объединенной инспекционной группы, озаглавленный «Ведение документации и архивов в Организации Объединенных Наций», подготовленный г-ном Жераром Биро. Резюме доклада включает:
Потребность в консолидации нормативной базы. В докладе подчеркивается настоятельная необходимость обновления и консолидации положений, норм и правил, регулирующих (ведение документации и архивов – далее ВДА) в организациях и структурах ООН.
Нормативная база ВДА должна быть переформатирована во всеобъемлющий и не допускающий двойного толкования свод принципов, правил и практических процедур, охватывающих весь жизненный цикл документов (рекомендация 1). Это позволит обеспечить строгое соблюдение таких принципов во всех организациях и структурах на основе адаптированных к конкретным условиям программ ВДА (рекомендация 2), хотя и потребует организации надлежащей учебной подготовки для каждой категории сотрудников (всех сотрудников, сотрудников руководящего звена и сотрудников, конкретно отвечающих за ведение документации и архивов) и эффективного мониторинга (рекомендация 3).
Одной из основных проблем является обеспечение того, чтобы действующие нормативные требования и процедуры позволяли обрабатывать всю документацию (на бумажных и цифровых носителях и в иной форме) в соответствии с одними и теми же принципами, несмотря на очевидные различия в ее форматах и характеристиках. Понятно, что для учета, ведения и хранения такой документации необходимы совершенно разные инструменты, однако для обеспечения внутриорганизационного единообразия в части ее использования на всю документацию должны распространяться одни и те же принципы обработки. Некоторым международным организациям уже удалось добиться этого благодаря решительным и целенаправленным мерам как со стороны их руководства, так и со стороны государств-членов.
Необходимость существенного улучшения практики работы с документами на бумажных и цифровых носителях
В настоящее время порядок ведения документации и архивов в ООН характеризуется отсутствием единого подхода и непоследовательным применением нормативных требований. Нынешние проблемы в области учета, обработки и архивирования документов на бумажных носителях свидетельствуют об отсутствии ясности в отношении судьбы таких документов как основных, так и документов, имеющих административную, юридическую или историческую ценность, а именно в отношении того, были ли они собраны и сданы на хранение в архив или просто утрачены.
Что касается документов на цифровых носителях, то из-за отсутствия динамичной системы управления ими и неприменения к ним принципов ВДА (если они не распечатываются) соответствующие организации и структуры подвергаются серьезным рискам, связанным с угрозами неприкосновенности, безопасности и аутентичности таких документов как в данный момент, так и в будущем, когда придет время для обработки и оценки этих документов в соответствии с установленным порядком ВДА и когда они могут оказаться единственным видом документов, пригодным для архивирования.
В этой связи необходимо будет внести серьезные изменения в создаваемые системы ведения электронной документации в целях обеспечения динамичного управления такой документацией (рекомендация 4).
Вопрос об обеспечении сохранности документации на цифровых носителях является одним из основных вопросов, требующих безотлагательного рассмотрения в связи с определением будущей конфигурации архивов организаций и структур ООН.
Невозможность сохранения статус-кво. Организациям и структурам ООН необходимо добиться значительного прогресса в деле обеспечения эффективного функционирования программ ВДА как на уровне штаб-квартир, так и в отделениях на местах. Это требует долгосрочных целенаправленных усилий, как со стороны государств-членов, так и со стороны руководства каждой из организаций и структур. Для надлежащего пересмотра принципов и процедур ВДА, их консолидации и адаптации к требованиям эпохи цифровых технологий и обеспечения их применения на всех уровнях потребуются также инвестиции в укрепление внутреннего потенциала и оснащение подразделений и структур ООН надлежащим инструментарием, необходимым прежде всего для работы в цифровой среде.
Рекомендация 1. Генеральный секретарь и исполнительные главы всех организаций и структур ООН, охваченных настоящим докладом, должны критически проанализировать свои соответствующие нормативные положения по ВДА и с учетом требований времени и изменений в практике, методах и технологиях ведения документации, разработать на их основе всеобъемлющий и не допускающий разного толкования свод принципов, правил и процедур, охватывающих жизненный цикл задокументированной информации. Они должны обеспечить строгое соблюдение таких принципов правил и процедур применительно ко всем материалам, отнесенным соответствующей организацией или структурой к категории документов.
Рекомендация 2. Генеральный секретарь и исполнительные главы всех организаций и структур Организации Объединенных Наций, охваченных настоящим докладом, а также сотрудники старшего руководящего звена этих организаций и структур должны нести ответственность за разработку и реализацию всеми подведомственными им департаментами, управлениями и другими подразделениями основных компонентов программ ВДА применительно ко всем документам, за которые они несут ответственность.
Рекомендация 3. Генеральный секретарь и исполнительные главы всех организаций и структур Организации Объединенных Наций, охваченных настоящим докладом, должны обеспечить выделение надлежащих временных, кадровых и финансовых ресурсов на цели институционализации адаптированных к конкретным потребностям программ учебной подготовки по вопросам ВДА, осуществляемых с привлечением профильных экспертов как в штаб-квартирах, так и на местах и ориентированных на: а) сотрудников старшего и среднего руководящего звена; b) сотрудников, отвечающих за ведение документации, и других сотрудников, имеющих отношение к ведению документации и архивов; и c) персонал в целом.
Рекомендация 4. Генеральный секретарь и исполнительные главы всех организаций и структур Организации Объединенных Наций, охваченных настоящим докладом, должны обеспечить соответствие информационных систем, предназначенных для учета, создания и ведения документов в электронной форме, международным стандартам в области ведения и обеспечения сохранности документов и архивов в цифровой форме.
Рекомендация 5. Генеральному секретарю как Председателю Координационного совета руководителей системы Организации Объединенных Наций необходимо создать межорганизационную целевую группу во главе с опытным специалистом в области ВДА, в которую вошли бы представители организаций и структур, в наибольшей степени заинтересованных в выработке общего подхода к вопросам долгосрочного и/или бессрочного сохранения документов в цифровой форме (стратегия, политика и инфраструктура).
Рекомендация 6. Генеральной Ассамблее и руководящим органам организаций и структур Организации Объединенных Наций, охваченных настоящим докладом, следует просить Генерального секретаря и соответствующих исполнительных глав представить предложение по общеорганизационному или совместному проекту, направленному на последовательное совершенствование ВДА в их соответствующих организациях и структурах.
Структура доклада Объединенной инспекционной группы «Ведение документации и архивов в Организации Объединенных Наций»
А. Общая информация В. Цели С. Обоснование D. Сфера охвата и определения Е. Методология F. Ограничения II. Основы ведения документации и архивов A. Ведение документации В. Учрежденческая документация С. Программа в области ведения документации D. Ведение документации и архивов E. Ведение документации и управление информацией III. Нормативная база А. Секретариат Организации Объединенных Наций В. Фонды и программы и другие организации и структуры С. Другие межправительственные организации
IV. Текущая практика и связанные с ней риски A. Разнородность практики производителей документации в отсутствие программ ВДА В. Условия сохранения печатных архивов и документации, потерявшей свою актуальность С. Нехватка специалистов на внутриорганизационном уровне D. Нехватка ресурсов на уровне организационных подразделений Е. Недостаточная интеграция функций, касающихся информации F. Осуществление: недостаточный мониторинг G. Ограниченная информированность: необходимость информационно-пропагандистских мероприятий и обучения H. Дополнительные сложности в организациях и структурах на местах I. На пути к улучшению координации в системе Организации Объединенных Наций
V. Трудности, связанные с ведением цифровых архивов А. В настоящее время к большинству цифровых файлов не применяются процедуры ведения документации B. Потребность в системах управления информацией с функциями для ведения документации С. Интеграция ЭСВДА с другими общеорганизационными информационными системами D. Оцифровка
Е. Цифровое хранение VI. Время принимать стратегические решения А. Преимущества усовершенствования практики ВДА В. Нынешнее неблагоприятное положение С. Необходимая общеорганизационная инициатива Приложение I. Определение основных терминов ВДА (также доступно на веб-сайте ОИГ с расширенным набором терминов в сопоставлении с определениями, утвержденными отдельными международными организациями) II. Основные директивные и руководящие документы, касающиеся ведения документации и архивов в отдельных организациях и структурах Организации Объединенных Наций III.
Основные международные стандарты ведения документации и архивов IV. Организационные механизмы ведения документации и архивов в отдельных организациях и структурах Организации Объединенных Наций V. Основные стратегические и директивные документы, касающиеся электронной почты и ее вложений в отдельных организациях и структурах Организации Объединенных Наций VI. Механизмы ведения печатных архивных фондов в отдельных организациях и структурах Организации Объединенных Наций VII. Обзор ВДА в отдельных организациях и структурах Организации Объединенных Наций VIII. Онлайновое обследование ОИГ практики ведения документации и архивов IX. Обзор мер, которые организации-участники должны принять во исполнение рекомендаций ОИГ JIU/REP/2013/2 X. Universal Declaration on Archives, 2010 XI. Main RAM definitions used by different international organizations XII. Background information: assessed RAM within selected United Nations entities
Основные международные стандарты ведения документации и архивов: ISO 15489 (2001 год) Records management (Part 1 & 2), ISO 18492 (2005) Document Management Applications, Long-term preservation of electronic document-based information, ISO 22310 (2006) Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами, ISO 23081 (2006; 2009 и 2011) Процессы управления записями. Метаданные для записей (части 1−3), ISO 26122 (2008) Work process analysis for records, ISO 13028 (2010) Implementation guidelines for digitization of records, ISO 16175 (2010 и 2011) Principles and functional requirements for records in electronic office environments (Part 1 to 3), ISO 30300 и ISO 30301 (2011) Информация и документация. Системы управления документами, ISO 13008 (2012) Digital records conversion and migration process, ISO 14721 (2012) Space data and information transfer systems − Open Archival Information System (OAIS) − Reference model, ISO 16363 (2012) Space data and information transfer systems − Audit and certification of trustworthy digital repositories, ISO 17068 (2012) Trusted third party repository for digital records, ISO/IEC 17826 (2012) 2012 Information Technology/Cloud Data Management Interface (CDMI)
Международный совет архивов (МСА): ОМСОА Общее международное стандартное описание архивов, МСОУАФ Международный стандарт описания учреждений с архивными фондами, МСОФ Международный стандарт описания функций, МСВАД (ЮЧС) Международный стандарт ведения архивной документации для юридических лиц, частных лиц и семей, второе издание, МСА Принципы получения доступа к архивам, МСА Руководящие принципы разработки графика хранения для механизма ведения документации и профессиональных ассоциаций архивистов, включая типовой график хранения, МСА Кодекс профессиональной этики архивистов.
Источник:
http://www.un.org/ga/search/view_doc.asp?symbol=A/70/280&Lang=R
A/70/280
JIU/REP/2013/2
